Page 33 - E-Modul
P. 33
2. Memeriksa Surat/Berkas, Kegiatan memriksa berkas dilakukan dengan
memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan.
3. Mengindeks Surat/Berkas
Mengindeks dilakukan dengan cara melihat masalah surat tersebut kemudian
mencocokkan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey yang sudah ditentukan.
Jangan lupa buat pula kartu indeksnya.
4. Mengkode Surat/Berkas
Langkah memberi kode pada surat dengan nomor klasifikasi Dewey. Misalnya,
surat mengenai Cuti Hamil berkode 111, jika surat merupakan yang kedua,
kodenya adalah 111.1, surat ketiga berkode 111.2, dan seterusnya Jika di folder
sudah ada 6 surat, berarti surat ini merupakan surat yang ke-7. Dengan demikian,
kode surat menjadi 111.6 (surat dimulai dari kode 0 sebagai urutan 1).
5. Menyortir Surat/Berkas
Kegiatan menyortir dilakukan jika surat memiliki jumlah yang banyak.
6. Menempatkan Surat/Berkas
Tempatkan surat kedalam
laci yang berkode 100, di
belakang guide berkode 110,
di dalam hanging folder
berkode 111 letakkan surat
di urutan ke-7 dari belakang.
Di dalam folder, surat
disusun dengan ketentuan
Gambar 7.13 Menempatkan arsip di dalm laci filling surat yang paling baru
cabinet sesuai dengan kode penyimpanan
Sumber : anitanet.staff.ipb.ac.id diletakkan di bagian
terdepan.
2. Sistem Penyimpanan Arsip berdasarkan Nomor Seri (Urut)
Sistem ini dapat dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1000-10000
arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1, 2, 3 dan seterusnya. Pada sistem ini, setiap
koresponden diberi nomor kode surat dengan urutan yang berada pada buku nomor.
23
E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X
