Page 40 - E-Modul

5. Menyortis Surat/Berkas, Menyortir dilakukan jika surat dalam jumlah yang

banyak.
6. Menempatkan Surat/Berkas

Tempatkam arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode surat dan kartu

indeks dalam sistem terminal digit.
Contoh : arsip yang ditunjukkan untuk PT Semesta Raya mengenai penawaran

barang yang disimpan menggunakan sistem terminal digit. Pada buku arsip, surat
tersebut memiliki nomor urut 1001.

Berikut ini merupakan tahapan penyimpanan arsip dengan sistem nomor

terminal digit.
(1) Memeriksa surat tersebut Apakah sudah boleh disimpan atau belum.

(2) Mengindeks surat tersebut dengan terlebih dahulu mencatat pada buku arsip
dengan nomor urut 1001.

Indeks dari 1001 adalah:
Unit I : 01

Unit II : 0

Unit III : 1
Jadi, surat yang berkode 1001 akan disimpan pada:

Laci berkode 00 – 09
Guide berkode 01

Hanging folder berkode 01/0 (surat urutan kedua).

(3) Memberi kode surat
Menentukan kode surat sesuai dengan nomor urutan pada buku arsip.

(4) Menyortir surat
(5) Menempatkan pada laci berkode 00 – 09, dibelakang guide berkode 01, di

dalam hanging folder bernomor 01/0, surat urutan kedua.

4. SISTEM TANGGAL (CHRONOLOGICAL FILLING SYSTEM)

a. Pengertian Sistem Tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat atau diterima oleh

30

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X