Page 53 - E-Modul

• Penyimpanan arsip adalah sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan pedoman yang telah dipilih untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi
penggunaan waktu, tempat, tenaga, dan biaya.
• Sistem penyimpanan arsip memiliki beberapa manfaat, yakni sebagai berikut:
1) arsip dapat tertata dengan rapi
2) Ruang kerja lebih rapi dan efisien karena tidak banyak tumpukan kertas yang
memenuhi ruangan.
3) Arsip tidak hilang sehingga informasinya dapat terpelihara
4) Mudah dalam perawatan arsip
5) Mudah mencari jika sewaktu-waktu dibutuhkan
6) Mudah dalam penyusutannya, karena dapat diketahui arsip yang memang sudah
layak untuk dibuang dan mana yang tidak.
• Macam-macam sistem penyimpanan meliputi sistem abjad (alphabetical filling
system), sistem subjek (subjectical filling system), sistem tanggal (chronological
filling system), sistem wilayah (geographical filling system), dan sistem nomor
(numerical fillingbsystem).
• Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi.
• Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama masalah atau Subjek pada isi surat.
• Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip yang dibuat.
• Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat.
• Daftar klasifikasi sistem eilayah terbagi menjadi 3, yaitu :
1. Menurut nama negara
2. Menurut nama pembagian wilayah administrasi negara
3. Menurut wilayah administrasi khusus
• Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
dengan menggunakan kode angka atau nomor.
• Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terdiri atas sistem penyimpanan arsip
berdasarkan nomor Dewey, sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
dan sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor terminal digit.

43

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X