Page 48 - E-Modul

2) Guide

Jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak jumlah submasalah yang ada pada daftar
klasifikasi wilayah. Jika ada 50 subwilayah, berarti dibutuhkan 50 guide.

3) Hanging Folder

Jumlah hanging folder yang dibutuhkan juga disesuiakan dengan jumlah sub-
submasalah yang ada pada daftar klasifikasi wilayah.

4) Cardex
Satu laci cardex biasanya untuk menyimpan kartu indeks yang berkode sama sesuai

dengan jumlah huruf latin, yaitu huruf A-Z, berarti diperlukan sebanyak 26 laci.

5) Kartu Indeks
Setiap arsip/surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksnya, jadi jumlah kartu

indeks adalah sebanyak jumlah arsip/surat yang disimpan.
6) Rak Sortir

Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhan.

d. Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah

Mengindeks
Memeriksa
Mempersiapkan Surat/Berkas Surat/Berkas
Peralatan

Menempatkan Menyortir Mengkode
Surat/Berkas Surat/Berkas Surat/Berkas

1. Mempersiapkan Peralatan, yang akan digunakan untuk penyimpanan arsip

yang menggunakan filing sistem Tanggal.
2. Memeriksa Surat/Berkas

Sama halnya dengan penyimpanan arsip dengan sistem lainnya, arsip diperiksa
tanda-tanda perintah penyimpanannya. Kemudian, arsip ditentukan identitasnya

berdasarkan penetapan nama tempat/wilayah. Jika arsip merupakan surat masuk,

lihat keterangan asal daerah dari surat tersebut. Jika arsip merupakan surat keluar,
lihat nama daerah yang menjadi tujuan surat tersebut.

38

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X