Page 44 - E-Modul

1. Mempersiapkan Peralatan yang akan digunakan untuk penyimpanan arsip

yang menggunakan filing sistem Tanggal.
2. Memeriksa Surat/Berkas, Kegiatan memriksa berkas dilakukan dengan

memeriksa tanda-tanda perintah penyimpanan.
3. Mengindeks Surat/Berkas

Kegiatan mengindeks dilakukan dengan membagi tanggal menjadi tanggal

utama, subtanggal, dan sub-subtanggal. Cermati contoh berikut ini.
Surat tertanggal 17 April 2020 terdiri dari tanggal utama (2020), subtanggal

(April), sub-subtanggal (17).

4. Mengkode Surat/Berkas, Kegiatan mengkode dilakukan dengan memberi
kode pada surat dengan kode tanggal.

5. Menyortir Surat/Berkas, Kegiatan menyortir dilakukan tertergantung dengan
dengan kondisi dan situasi.

6. Menempatkan
Tempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi. Cermati contoh berikut ini.

Arsip tertanggal 17 April 2020 ditempatkan pada laci berkode 2020, dibelakang

guide berkode April, di dalam hanging folder 17.
Nb. Jangan lupa
Wa
untuk membuat
kartu indeksnya.
Judul Surat : Warna Cemerlang, PT.
No. surat : 25/WC/IV/2020
Tanggal Surat : 17 April 2020
Kode Surat : 17 April 2020

5. SISTEM WILAYAH (GEOGRAPHICAL FILLING SYSTEM)

a. Pengertian Sistem Wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun berdasarkan pengelompokkan menurut nama tempat yaitu dapat berupa nama

negara, nama provinsi, nama kota, nama wilayah khusus, dan sebagainya.

Penyimpanan sistem wilayah banyak digunkan oleh perusahaan yang mempunyai

34

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X