Page 20 - Employee Handbook

9 . D O N O R C O M P L I A N C E

Why Focus on Rules and Regulations?

CDC : “ R e c i p i e n t s m u s t c o m p l y w i t h a l l g e n e r a l t e r m s a n d c o n d i t i o n s a b o v e a n d s p e c i f i c t e r m s

a n d c o n d i t i o n s d e t a i l e d i n t h e N o t i c e o f A w a r d ( N o A ) ” .

USAID : “ T h i s A g r e e m e n t i s m a d e t o t h e R e c i p i e n t o n t h e c o n d i t i o n t h a t f u n d s w i l l b e
a d m i n i s t e r e d a c c o r d i n g t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s a s s e t f o r t h i n :
S c h e d u l e ( 1 ) .

P r o g r a m m e D e s c r i p t i o n ( 4 ) .
S t a n d a r d P r o v i s i o n s ( 2 ) .
M a r k i n g a n d b r a n d i n g p l a n ( 3 ) " .

Key Elements of Agreements

C l a u s e s w i t h i n C D C a n d U S A I D a g r e e m e n t s t h a t a f f e c t p r o g r a m m e i m p l e m e n t a t i o n :

Substantial involvement:

“ S u b s t a n t i a l i n v o l v e m e n t i s i n a d d i t i o n t o a l l p o s t - a w a r d m o n i t o r i n g , t e c h n i c a l a s s i s t a n c e , a n d
p e r f o r m a n c e r e v i e w s u n d e r t a k e n i n t h e n o r m a l c o u r s e o f s t e w a r d s h i p o f f e d e r a l f u n d s ” .
R T C s h o u l d o b t a i n t h e d o n o r ’ s p r i o r a p p r o v a l f o r t h e s u b a w a r d , t r a n s f e r , o r c o n t r a c t i n g o u t o f

a n y w o r k u n d e r a n a w a r d .
D i r e c t i o n a n d R e d i r e c t i o n : T h e d o n o r ’ s a c t i v i t y m a n a g e r m a y d i r e c t o r r e d i r e c t a c t i v i t i e s
h e r e u n d e r b e c a u s e o f i n t e r - r e l a t i o n s h i p s w i t h o t h e r P E P F A R p r o g r a m m e s / a c t i v i t i e s .

Specific conditions (USAID) or Restrictions (CDC):

R i n g f e n c e s s p e c i f i c a c t i v i t i e s o r r e q u i r e m e n t s t h a t u s u a l l y n e e d s t o b e m e t w i t h i n a s h o r t
w i n d o w a t o n s e t o f t h e p r o g r a m m e . A l l s t a f f s h o u l d b e a w a r e o f t h e s e l i m i t a t i o n s .

Overall budget vs available budgets:

I n d i c a t i v e b u d g e t i s t h e b u d g e t t h a t w a s a c c e p t e d / a g r e e d u p o n a t o n s e t o f g r a n t b u t a c t u a l
a v a i l a b l e f u n d i n g f o r t h e s p e c i f i c p e r i o d w i l l i n d i c a t e d a s o b l i g a t e d f u n d s .

U S A I D u s e s M o d i f i c a t i o n s t o i n f o r m a b o u t o b l i g a t e d f u n d s , a n d C D C i n f o r m s v i a N o t i f i c a t i o n
o f A w a r d s .

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