Page 13 - E-Modul

A. PENGERTIAN SISTEM KEARSIPAN

Pada dasarnya, kita

sebagai manusia, mulai sejak

dalam kandungan, kemudian
kelahiran, pertumbuhan dari

balita, kanak-kanak, remaja,
hingga dewasa tentunya tidak

akan terlepas dari adanya arsip,
yakni surat dan dokumen penting.

Saat masih dalam kandungan,
Sumber : news.unair.co.id ketika diperiksa oleh dokter,

seseorang akan mendapatkan catatan pemeriksaan; saat lahir mendapatkan surat kelahiran;

saat masa sekolah mendapatkan ijazah pendidikan; dan saat cukup umur mendapatkan
KTP. Selanjutnya, saat orang tersebut bekerja, ia akan mendapat surat keterangan bekerja.

Saat menikah, akan mendapat surat nikah dan lain sebagainya.
Surat-surat yang kita dapatkan tersebut kemudian disimpan karena sewaktu-

waktu surat tersebut masih diperlukan. Contohnya, ijazah diperlukan saat melamar

pekerjaan. KTP diperlukan hampir di semua aspek kegiatan yang berkaitan dengan
administrasi. Surat-surat penting tersebut tentunya tidak boleh disimpan di sembarang

tempat. Oleh karena itu, perlu cara tertentu dalam menyimpan surat sehingga surat tersebut

dapat terjaga, baik fisik maupun informasinya.
Kegiatan diperkantoran juga tidak terlepas dari keberadaan arsip surat. Setiap

harinya, surat yang masuk ataupun diterima oleh kantor bukan lagi satuan, melainkan
puluhan hingga ratusan surat. Jika surat/arsip tersebut tidak disusun dengan baik, dapat

dibayangkan apa yang akan terjadi. Tumpukan kertas di mana-mana sehingga dapat
membuat ruang kerja tidak rapi. Keaadan ini dapat mencerminkan suasana kerja yang tidak

kondusif sehingga dapat menurunnya produktivitas kerja. Oleh karena itu, diperlukan

adanya sistem penyimpanan arsip yang tepat untuk mengolah surat-surat/arsip-arsip
tersebut agar dapat membawa manfaat yang besar bagi suatu kantor. Sistem penyimpan

arsip sendiri dapat diartikan sebagai sistem pengelolaan dan penemuan kembali arsip

3

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X