Page 15 - E-Modul

1. SISTEM ABJAD (ALPHABETICAL FILLING SYSTEM)
a. Pengertian Sistem Abjad

Sistem abjad merupakan

sistem penyimpana dan penemuan
kembali arsip yang disusun

berdasarkan pengelompokkan
nama orang / badan / organisasi.

Nama orang/badan/organisasi

tersebut disusun berdasarkan
urutan abjad. Sistem ini merupakan

Gambar 7.1 penyimpanan arsip sisem abjad dasar dari sistem penyimpanan
Sumber : harisagus.blogspot.com yang lain. Sistem abjad adalah

sistem tertua dan yang paling banyak digunakan. Sistem ini disebut juga sistem langsung
(direct filling system) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu

indeks. Sistem ini juga sederhana dan mudah karena pada umumnya orang mempunyai

kecenderungan lebih mudah mengingat nama orang/organisasi dibandingkan nomor atau
angka.

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:

1. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
2. Petugas menginginkan agar dookumen disimpan dengan nama yang sama.

3. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama, serta.
4. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.

Adapun keuntungan dari pemakaian sistem abjad, antara lain sebagai berikut.
1. Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.

2. Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
3. Mudah dikerjakan dan mudah ditemukan kembali.

4. Mudah untuk diterapkan.
Selain itu, sistem abjad memiliki beberapa kekurangan, antara lain:

1. Kode surat menggunakan nama belakang sehingga ketika mencari dokumen

seseorang, petugas arsip harus mengetahui nama belakang orang tersebut.

5

E-Modul Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas X