Page 101 - สถาบันพัฒนาคุณภาพวิชาการ (พว.)
P. 101
๒. ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารทางการเงิน
๒.๑ เตรียมบริเวณที่จัดเก็บเอกสาร และ อุปกรณ์ที่จะใช้เก็บเอกสารการเงิน เช่น แฟ้ม ซอง ตะกร้า กล่องมีฝาปิด ชั้นวางเอกสาร ตู้เก็บเอกสาร
๒.๒ แยกประเภทของเอกสารการเงิน เป็นหมวดหมู่ แล้วจัดเรียงตามลําาดับ วันที่หรือเดือน จากอดีตจนถึงปัจจุบัน
๒.๓ เก็บเอกสารในแฟ้ม ซอง ตะกร้า แล้วรวบรวมใส่ไว้ในตู้เอกสารหรือ กล่องมีฝาปิดที่ค้นหาได้ง่าย
๒.๔ ติดหมายเลขหรือชื่อเอกสารบนซอง- เอกสาร แฟ้มหรือกล่อง แล้วจัดทําา รายการเอกสารหรือสมุดบันทึกระบุ ที่เก็บเอกสารแต่ละประเภท เพื่อเป็น ข้อมูลช่วยในการค้นหาเอกสาร แล้ววางไว้ในที่ที่สามารถหยิบดูได้ง่าย
เอกสารการเงินประเภทใบเสร็จค่าสินค้า ใบเสร็จค่าสาธารณูปโภค และบันทึกรายรับ- รายจ่าย ควรเก็บไว้ประมาณ ๑ ปี จึงทําาลายท้ิง เพื่อใช้เป็นข้อมูลและหลักฐานสําาหรับตรวจสอบ เปรียบเทียบการใช้จ่ายในแต่ละเดือน และสามารถนําามาวางแผนการใช้จ่ายได้ สําาหรับ สมดุ เงนิ ฝากควรเกบ็ ไวจ้ นกวา่ จะแสดงรายการฝาก-ถอนหมดเลม่ จงึ ทาํา ลายทง้ิ และถา้ สญู หาย ต้องรีบแจ้งความทันที ส่วนใบรับประกันให้เก็บไว้จนครบระยะเวลารับประกันจึงทําาลายท้ิง
99
