Page 16 - Modul Praktikum - Kesekretariatan
P. 16
e. Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit
miring 16ilat sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
f. Membukakan pintu untuk tamu 16ilat pintu bergerak kearah dalam, anda masuk
dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu
bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih
dahulu.
g. Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan
tamu yang sudah disediakan oleh kantor.
4. Hal-hal yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu
a. Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh
dengan pintu.
b. Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk
miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.
c. Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu,
setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara
dengan orang yang dimaksud.
d. Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud,
sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.
e. Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.
5. Tata cara pelayanan tamu kantor
Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh
karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal
berikut::
a. Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
b. Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar
terjalin goodwill yang baik.
c. Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan
memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.
d. Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada
tamu.
e. Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh
tamu, sesuai dengan kebijkan kantor.
f. 16ilat amu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.
16
