Page 42 - KORESPONDENSI BISNIS E-MODUL

Sebelum dilakukannya pembelian, sebagai pembeli harus memperhatikan hal-hal berikut :
a. Harga yang ditawarkan apakah sesuai atau tidak dengan dana yang dimiliki, sehingga
tidak terjadi kerugian diantara dua belah pihak
b. Apakah dapat menerima syarat-syarat yang diajukan dalam surat penawaran sebelum
terjadi transaksi
c. Apakah produk yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan, untuk menghindari
pembengkakan dana

2. Surat Konfirmasi Pesanan Produk
Surat konfirmasi pesanan produk ini berfungsi sebagai bukti kebenaran pesanan
yang telah diberikan oleh pembeli. Jadi dalam hal ini, penjual harus mengkonfirmasi
kembali barang yang telah dipesan oleh pembeli melalui surat konfirmasi produk. Dalam
surat konfirmasi pesanan juga dicantumkan nama produk, jumlah produk, harga, serta hal
lain yang berhubungan dengan surat pesanan yang telah diterima oleh penjual yang
berhubungan dengan produk yang dipesan oleh pembeli sesuai dengan nama pemesanan.

Apabila surat konfirmasi pesanan telah diterima pembeli, dan data yang tertera
sesuai dengan pesanan yang diinginkan serta pembeli menyetujui syarat tambahan yang
diajukan oleh penjual maka pembeli harus menandatangani surat konfirmasi pesanan
tersebut. Tanda tangan tersebut berfungsi sebagai bukti persetujuan adanya kegiatan pesan-
memesan antara pembeli dan penjual, yang nantinya lembar yang sudah ditandatangani
harus diserahkan kembali pada penjual sebagai bukti otentik.

3. Tata cara Antisipasi Pesanan Produk
Terkadang transaksi jual-beli (pesan-memesan) antara penjual dan pembeli terjadi secara
rutin, yang mana terdapat kejadian disaat penjual mengalami stok produk kosong. Stok
produk kosong ini dapat berdampak bagi kedua belah pihak, karena tidak dapat memenuhi
satu sama lain. Oleh karena itu untuk mengantisipasi hal ini, dibuatnya Surat Duplikat yang
berfungsi :
a. Penjual dapat menginformasikan pada pembeli mengenai hal yang terjadi diluar
rencana(seperti produk kosong, keterlambatan pengiriman , dll.)
b. Mencerminkan keluwesan (dalam arti penjual bisa menemukan solusi apabila terjadi
haltak terduga)
c. Dapat memberi penjelasan mengenai produk yang dipesan secara khusus

Selain itu terdapat beberapa macam bentuk pesanan (order) yang harus ditolak atau
dihindari oleh penjual, apabila :
a. Pesanan yang tidak sesuai dengan perusahaan penjual
b. Produk yang dipesan tidak tersedia dan penjual tidak dapat memenuhi
c. Identitas calon pembeli yang tidak meyakinkan
d. Pembeli yang tidak dapat memenuhi batas waktu kredit
e. Pembeli yang sedang mengalami masa pailit (dikhawatirkan tidak dapat memenuhi
pembayaran yang disepakati), dan lain sebagainya.

33