Page 142 - การจัดการเอกสาร
P. 142
~ 137 ~
เมื่อได้ก าหนดมาตรฐานของค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับกรด าเนินการเอกสารไว้พอเป็นสังเขปและแนวทาง
ปฏิบัติแล้ว ก็สามารถน ามาเป็นข้อมูลประเมินประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานได้ หากต้นทุนซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายมี
แนวโน้มเบี่ยงเบนไปจากมาตรฐานที่ก าหนดเป็นรายจ่ายที่เพิ่มขึ้นเกินไป ก็อาจจะต้องท าการปรับปรุงให้
เหมาะสมต่อไป
9.2 การวิเคราะห์ระบบงานเอกสาร
ระบบงานเป็นการจัดล าดับวิธีปฏิบัติจากขั้นตอนที่ยุ่งยากและสลับซับซ้อน ให้เป็นระเบียบเพื่อมุ่งหวัง
ให้การปฏิบัติสัมฤทธิผลตามที่ได้วางไว้ ดังนั้นการจัดระบบงานจึงเป็นการจัดกิจกรรมชุดย่อด่างๆ ที่เป็นชุดย่อย
หรือชุดใหญ่รวมกัน ด้วยวิธีการที่เกี่ยวเนื่องกัน รวมถึงการใช้ศักยภาพของบุคลากรและเครื่องมือเครื่องใช้ให้
เต็มค่า
ในการจัดระบบงานเอกสารก็เช่นกัน การได้วางรูปแบบหรือระบบการใช้บุคลากรให้เหมาะสมกับ
ต าแหน่งงาน การจัดการกับเครื่องมืออุปกรณ์เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร การจัดการกับวิธีการอันทันสมัยก็
เป็นการวางระบบงาน
อย่างไรก็ตาม รูปลักษณ์ของระบบงานที่ดี ควรจะต้องประกอบไปด้วยหลักเกณฑ์ต่างๆ ดังจะกล่าวต่อ
ไปนี้
1. มีประสิทธิภาพ ( Efficiency) ระบบงานที่มีประสิทธิภาพ จะท าให้เสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่าที่ได้ตั้งไว้
และกลับได้ผลงานเป็นที่พอใจและเกินมาตรฐานที่ก าหนด สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายน้อยกว่าเปูาหมายฉะนั้นการเก็บ
คันเอกสารจะต้องเป็นไปอย่างได้ผล ค้นหาได้รวดเร็ว ผิดพลาดน้อยที่สุด
2. มีประสิทธิผล ( Effectiveness) ระบบงานที่มีประสิทธิผลหมายถึงคุณภาพของงานที่ปฏิบัติ
นอกจากจะมีประสิทธิภาพได้มาตรฐานแล้ว ยังส าเร็จตามวัตถุประสงค์หรือเปูาหมายภายในก าหนดเวลาหรือ
เร็วกว่าด้วย
3. มีความง่ายในการปฏิบัติและยืดหยุ่นได้ ( Simplicity and Flexibility) ระบบที่ดีจะต้องไม่ยุ่งยาก
ในการปฏิบัติยืดหยุ่นได้และต้องสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามสถานการณ์ ระบบการจัดเก็บเอกสารหรือค้นหา
เอกสารจะต้องง่ายและเหมาะสมกับหน่วยงาน
4. การได้รับการยอมรับ (Acceptability) การจัดระบบงานที่ดีจะต้องให้ได้รับการยอมรับและเชื่อถือ
จากผู้ปฏิบัติงานว่าจะปฏิบัติได้อย่างแน่นอน ต้องให้เหมาะสมกับความรู้ความสามารถของบุคลากรใน
หน่วยงานง่ายในการตรวจสอบและวัดประสิทธิภาพของผู้ปฏิบัติได้ การรู้จักใช้เครื่องมือเครื่องใช้ที่ทันสมัยก็
ควรได้รับการพัฒนาปรับปรุงให้เหมาะสมกับงานอีกด้วย
9.3 การวิเคราะห์วิธีการจัดเก็บเอกสาร
ระบบหรือวิธีการจัดเก็บเอกสารที่มีอยู่ในปัจจุบันมีอยู่หลายวิธี คือ
- วิธีเก็บเอกสารตามตัวอักษร
- วิธีเก็บเอกสารตามตัวเลข
- วิธีเก็บเอกสารตามภูมิศาสตร์
-วิธีเก็บเอกสารตามเรื่อง
9.3.1 ผลดีและผลเสียวิธีการเก็บเอกสารตามตัวอักษร
โดยทั่วๆ ไป การเก็บเอกสารตามตัวอักษรจะถือเป็นหลักส าคัญของการเก็บเอกสารวิธีอื่นๆ เพราะถึง
อย่างไรตัวอักษรก็จะต้องเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่การเก็บเอกสารตามตัวอักษรก็มีทั้งผลดี
และผลเสียดังนี้
