Page 145 - การจัดการเอกสาร

~ 140 ~

1. จ านวนบุคลากรกับปริมาณงานที่ปฏิบัติ จะต้องให้สัมพันธ์และเหมาะสมกับงาน สมมติว่างานที่ต้อง
ปฏิบัติมีตั้งแต่รับเอกสาร ลงทะเบียน จัดแยกเอกสาร พิมพ์ส าเนา เก็บเอกสาร โอนย้าย ฯลฯ จ านวนบุคลากร

จะใช้สักกี่คน งานบางอย่างที่คล้ายกันจะใช้บุคลากรคนเดียวกันได้หรือไม่ ดังนี้เป็นต้น
2. การวางตัวผู้ปฏิบัติงานได้เหมาะสมกับความรู้ความสามารถของบุคลากรหรือไม่ หากยังไม่
เหมาะสมเพราะปัจจัยอื่นๆ เช่น คนน้อย หาคนที่มีความรู้ตรงกับงานไม่ได้ ต้องหาหนทางพัฒนาบุคลากรหรือ
ส่งไปอบรมจากหน่วยงานอื่น หรือจากแหล่งจ าหน่ายเครื่องมือเครื่องใช้ที่ทันสมัย

3. การแบ่งงานได้เหมาะสมกันในแต่ละคนหรือไม่ เพราะการแบ่งงานไม่เท่ากันหรือใกล้เคียงกัน
นอกจากจะท าให้งานล่าช้าโดยไม่จ าเป็นแล้ว ยังเป็นการบั่นทอนก าลังใจของพนักงานที่ได้รับการแบ่งงานไว้
มากกว่าผู้อื่นอีกด้วย
4. การจัดรายการปฏิบัติงานให้เกี่ยวข้องและเกี่ยวเนื่องกันหรือไม่ หากพบว่าการปฏิบัติงานที่

คล้ายคลึงกันและเกี่ยวเนื่องกันแต่สายงานไม่อยู่ในสายทางเดินเดียวกัน จะท าให้เสียเวลาและเกิดความสับสน
โดยไม่มีสิ้นสุด
5. ได้ก าหนดงานต่างๆ ไว้ซ้ าซ้อนกันหรือไม่ หากพบว่างานต่างๆ เป็นการปฏิบัติซ้ าซ้อนกันแล้ว จะ
ต้องรีบแยกแยะประเภทของงานประเภทนั้นออกและพยายามลดขั้นตอนในการปฏิบัติให้สั้นลง

อย่างไรก็ดี ยังมีรายละเอียดปลีกย่อยอีกมากที่พอจะน ามาท าการวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงระบบงาน
สุดแต่ผู้บริหารงานจะหยิบยกขึ้นมาพิจารณาหรือเหมาะสมกับลักษณะและแนวทางปฏิบัติของหน่วยงาน
ตลอดจนขนาดและนโยบายของหน่วยงานเป็นส าคัญ