Page 108 - E-BOOK Teori dan Praktik Perkantoran

Cara Membuat Email Baru di Outlook
Outlook adalah layanan email yang merupakan bagian dari Microsoft. Layanana ini pada
dasarnya berfungsi untuk mengirim email, tapi juga menyertakan fungsi seperti kalender,
pengelolaan tugas, pengelolaan kontak, pembuatan catatan, pencatatan jurnal, dan
penelusuran web. Cara membuat email Outlook adalah:
1. Buka outlook.com
2. Pilih “Create free account”
3. Buat alamat email yang diinginkan, pilih akhiran email antara outlook.co.id,
outlook.com, atau hotmail.com
4. Buat kata sandi yang ingin digunakan dengan akun Anda.
5. Masukkan nama depan dan belakang.
6. Masukkan negara dan tanggal lahir.
7. Terakhir, pecahkan teka-teki untuk menyatakan Anda bukan robot.
8. Selesai, email Outlook Anda sudah aktif.

D. Etika dalam Mengirim Email

Dalam mengirimkan email harus memperhatikan etika, karena dapat mempengaruhi pihak
lain dalam menilai profesionalitas seseorang atau perusahaan. Adapun etika yang harus
diperhatikan diantaranya adalah:
1. Mengisi subjek email dengan spesifik
Subjek adalah hal pertama yang dibaca seseorang ketika menerima surat elektronik. Jika di
isi dengan sembarangan, bisa jadi penerima tidak merasa bahwa surat yang dikirim
tersebut penting. Sehingga email yang dikirim tidak segera dibuka dan direspon. Tulislah
dengan jelas apa tujuan surat yang dikirim, misalnya “Permintaan Pengadaan Barang” atau
“Penawaran Pengisi Acara Seminar”.

2. Gunakan alamat email yang profesional
Pastikan Anda menggunakan alamat email yang profesional. Jangan menggunakan alamat
email yang namanya tidak ada sangkut-pautnya dengan usaha/bisnis yang yang
dikembangkan. Apabila anda bekerja pada suatu perusahaan, sebaiknya gunakan alamat
email perusahaan ketika akan mengirimkan email pada rekan bisnis atau klien perusahaan.
Selain terlihat profesional, menggunakan alamat email perusahaan juga akan
meningkatkan tingkat kepercayaan dari penerima. Jika anda tidak bekerja dalam suatu
perusahaan, sebaiknya gunakan alamat pribadi yang sesuai dengan nama aslimu agar
terlihat profesional.
3. Gunakan salam pembuka
Etika yang baik saat mengirim email adalah menggunakan sapaan atau salam yang
terdengar profesional di awal paragraf. Hindari menggunakan salam yang sering dipakai
dalam sehari-hari seperti “Hai bro”, "hey". Sebaiknya, gunakan kata salam yang terlihat
profesional seperti “Yang terhormat .... (masukkan nama yang dituju). Sementara salam
pembuka untuk surat bahasa inggris bisa menggunakan kata "Dear Mr. atau Mrs.” atau
“Hello Mr. atau Mrs.”

Teori dan Praktik Perkantoran 102