Page 3 - Evaluasi Kegiatan Korespondensi

C. Proses evaluasi kegiatan korespondensi dalam kantor
Terdapat beberapa tahapan untuk melakukan proses evaluasi korespondensi dalam kantor.
Tahapan-tahapan tersebut dijelaskan pada uraian berikut.

1. Menghimpun data
Tahapan menghimpun data dilakukan dengan mengumpulkan semua surat yang pernah
masuk dan dikeluarkan oleh perusahaan.

2. Melakukan vertifikasi data
Tahapan vertifikasi data,dalam hal ini semua surat yang pernah masuk dan keluar,dapat
dilakukan dengan beberapa cara berikut.
a. Mengamati susunan redaksi surat dan bentuk surat
b. Mengamati penulisan alamat surat yamg dikirimkan
c. Menilai balasan surat dari penerima
d. Mengindentifikasi surat
e. Mengendifikasi kesalahan-kesalahan yang ditemukan

3. Mengolah dan menganalisis data
Setelah mengumpulkan dan memeriksa isi semua surat yang dihimpun,tahapan selanjutnya
adalah mengolah dan menganalisis data.

4. Memberikan interpretasi dan menyimpulkan data
Tahapan yang dilakukan setelah pengolahan dan analisis data adalah memberikan
interprestasi atau simpulan atas data tersebut

5. Menindaklanjuti hasil evaluasi

D. Manfaat evaluasi korespondensi
Evaluasi korespondensi di kantor sangat penting untuk dilakukan karena memiiki banyak
manfaat, baik bagi pihak perusahaan maupun bagi pihak yang melakukan korespondensi.
Manfaat evaluasi korespondemsi adalah sebagai berikut.
1. Untuk mengetahui berapa jumlah surat yang masuk dan surat yang
keluar
2. Untuk mengetahui permasalahan dalam memproses surat
3. Untuk mengetahui keluhan dalam balasan surat dari relasi kantor
4. Untuk mengetahui surat yang masuk dari berbagai organisasi dan
berbagai perihal yang tertuang di dalamnya
5. Untuk mengetahui berapa lama waktu yang diperlukan untuk
mengahasilkan surat
6. Untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab dalam pembuatan
surat tersebut

e-book: EVALUASI KEGIATAN KORESPONDENSI 3