Page 197 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 197
184
ตัวอักษรตัวที่สองของหน่วย สีของบัตรน าและแฟ้ ม ตัวอย่าง
แรก
a, b ,c, d ส้ม Baker,Bba
r
จะเห็นได้ว่าอักษรน่าหน้าชื่อหนึ่งตัวอักษรจะแปงกลุ่มสีเป็น 5
กลุ่ม โดยก าหนดให้ตัวอักษรตัวที่สองของหน่วยแรกเป็นตัวก าหนดสี ไม่ว่า
ตัวอักษรใดจะน าหน้าชื่อก็จะต้องเป็น 5 กลุ่มสีเสมอ ดังนั้น อักษรน้ าหน้าชื่อ
หนึ่งตัวอักษรจะก าหนดให้มีบัตรน่า 5 บัตรเป็นอย่างน้อย อาจจะเป็น 5 บัตร
น าก็่ได้ แต่ต้องอยู่ในกลุ่มสีเดียวกัน เช่น ลูกค้าที่มีชื่อหน่วยแรกที่ขึ้นตันด้วย
อักษร P จ านวนมาก ก็จะแบ่งบัตรน าหลักได้ดังนี้
P(เหตุที่ไม่ใช้ Paเพราะบางชื่ออาจจะมีหน่วยแรกเป็นอักษรเดี่ยว เช่น
P.C.(Store)
Pe
Pi
Po
pr
เมื่อพนักงานเอกสารเปิดลิ้นชักออกจะพบสีที่แตกต่างกัน 5 สี ซึ่งหมายถึง
ตัวอักษรนาหน้าชื่อนั้นแบ่งออกเป็น 5 กลุ่มใหญ่ ๆ ตั้งแต่ บัตรน่า แฟ้ม
เฉพาะ และแฟ้มเบ็ดเตล็ด ในช่องอักษรเดียวกันจะเป็นสีเดียวกันเสมอ ส่วน
บัตรน าพิเศษใช้สีขาว และบัตรน าออกให้ใช้สีแดง
ข้อดีของการจัดเก็บเอกสารแบบ Variadex System ที่ใช้สีเข้าช่วยนี้ ช่วยให้
สามารถเก็บค้นหาเอกสารได้สะดวกและรวดเร็ว เหมาะกับบริษัทห้างร้านที่มี
เอกสารจ านวนมากและรายมชื่อลูกค้าค่อนข้างมาก
