Page 200 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 200
187
วิธีการใช้ดีและตัวเลขเข้าช่วยกับระบบเก็บเอกสารดังกล่าว จึงท าให้
สามารถเก็บค้นหาเอกสารได้รวดเร็วและไม่ผิดพลาด ประหยัดเวลาในการ
ค้นหาได้แน่นอน
การน าเข้าเก็บ
1 ให้ดูบัตรน าหลัก ซึ่งจะน าอักษรในหน่วยแรก
2. ให้ดูบัตรน ารอง ซึ่งจะน าตัวอักษรหน่วยที่สอง
3 ให้ดูหมายเลขกลุ่มสี ซึ่งได้แบ่งเป็น 3 กลุ่มลี
ถ้าได้ตู้แบ่งเก็บตามขั้นตอนที่กล่าวแล้ว จะท าให้การเก็บค้นรวดเร็วและไม่
เกิดการผิดพลาดแต่อย่างใด
8.2 การเก็บข้อมูลและเอกสารโดยเทปบันทึกเสียง บันทึกภาพ และ
คอมพิวเตอร์
8.2.1 การเก็บข้อมูลด้วยการบันทึกเสียง
การเก็บข้อมูลด้วยเทปบันทึกเสียง เป็นการเก็บข้อมูลที่ต้องการ
ความรวดเร็ว สะดวก ประหยัดเวลาด้วยการบันทึกรายละเอียดข้อมูลลงใน
แถบบันทึกที่เรียกว่าคาสเซส (Cassette) เป็นตลับสี่เหลี่ยมมีหลายขนาดที่
ถูกออกแบบให้ใช้กับเครื่องบันทึกชนิดเล็กขนาดโดกว่ากล่องไม้ขีดเล็กน้อย
ไปจนถึงขนาดใหญ่ที่พอเหมาะกับการพกพา เครื่องบันทึกรายละเอียดหรือ
เครื่องบันทึกเสียงใช้ได้กับถ่านแบตเตอรี่ (Baterry) ขนาดเล็กและบางเบา
สะดวกในการใช้และถ่ายออกมาเป็นเอกสารได้รวดเร็ว
แถบบันทึกเสียงหรือคาสเซสนี้ เมื่อถอดออกจากเครื่องก็สามารถจัดส่งทาง
ไปรษณีย์ไปยังแหล่งต่างๆได้สะดวกมากเนื่องจากมีขนาดเหมาะสมและ
สวยงาม ภายนอกจะมีกล่องเก็บที่เรียกว่า ตลับ มีสลากให้เขียนรหัสหรือ
รายละเอียดอย่างย่อๆ หรือชื่อเรื่องเก็บค้นได้สะดวก
