Page 221 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 221
207
9.1 การประเมินประสิทธิภาพของงานที่ปฏิบัติ
การประเมินประสิทธิภาพของงาน เป็นกระบวนการหนึ่งที่
จะพัฒนาปรับปรุงระบบการปฏิบัติงานให้ดีขึ้นการประเมินทบทวนการ
ปฏิบัติงานประจ าปี จะช่วยให้สามารถมีแนวทางปรับปรุงแก้ไขงานและ
ท าการประเมินประสิทธิภาพของการบริหารงานเอกสาร อาจสรุป
ประโยชน์ของการประเมินประสิทธิภาพการปฏิบัติงานได้คือ เป็นการ
กระตุ้นให้ทุกคนที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารเรื่อแน่ว่าหน่วยงานได้มี
การปรับปรุงการปฏิบัติงานอยู่เสมอ ช่วยให้สามารถสดค่าใช้จ่ายของ
หน่วยงานได้ เพราะระบบต่างๆ จะถูกปรับปรุงและแก้ไขตลอดเวลา
เอกสารบางชนิดจะถูกขจัดออกไปถ้าไม่จ าเป็น นอกจากนั้นการ
ประเมินประสิทธิภาพของงานยังจะช่วยให้พัฒนาปรับปรุงบุคลากรให้
เหมาะสมกับงานที่มอบหมายให้ปฏิบัติอีกด้วย
9.1.1 ข้อก าหนดของการประเมินประสิทธิภาพของงานเอกสาร
เพื่อให้การประเมินประสิทธิภาพของงานเอกสารได้ผลดีและสามารถ
น าไปเป็นข้อมูลในการปรับปรุงการบริหารงานเอกสารนั้น พอจะแยก
ออกเป็นหลักใหญ่ ๆ ได้ 3 ประการ คือ
1. การใช้อัตราส่วนการค้นหา (Finding Ratio) และอัตราส่วนการใช้
เอกสารที่มีความสัมพันธ์กันถ้าอัตราส่วนในการค้นหาเอกสารประจ าปี
ที่มีความผิดพลาด ค้นหาไม่พบเกิน 5 เปอร์เซ็นต์ต้องรีบปรับปรุงระบบ
ไม่เกิน 5 เปอร์เซ็นต์ แต่เกิน 3 เปอร์เซ็นต์พอใช้ ไม่เกิน 3 เปอร์เซ็นต์
เกณฑ์ดี ไม่เกิน 1 เปอร์เซ็นต์ ดีมาก
