Page 224 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 224
210
ที่เป็นมาตรฐานที่ใช้วัดประสิทธิภาพของการท างานของบุคลากรใน
หน่วยงานได้
4. ค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานของหน่วยงาน (Operating Cost) ซึ่งอาจ
เป็นมาตรฐานที่ไม่เหมือนกันทุกหน่วยงานก็จริง แต่ถ้าได้ก าหนดไว้จาก
การประเมินมาตรฐานของค่าใช้จ่ายส านักงาน ก็อาจจะเป็นข้อมูลให้การ
วิเคราะห์ระบบเห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
โดยปกติในหน่วยงานเอกสาร ควรจะแบ่งแยกค่าใช้จ่ายของการ
ด าเนินงานได้ดังนี้
ต้นทุนการผลิตและจัดเก็บเอกสารประมาณ 10-40 เปอร์เซ็นต์
เงินเดือนของพนักงานประมาณ60-70 เปอร์เซ็นด์
ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ไม่เกิน10 เปอร์เซ็นต์
เมื่อได้ก าหนดมาตรฐานของค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับกรด าเนินการเอกสารไว้
พอเป็นสังเขปและแนวทางปฏิบัติแล้ว ก็สามารถน ามาเป็นข้อมูล
ประเมินประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานได้ หากต้นทุนซึ่งเป็นค่าใช้จ่าย
มีแนวโน้มเบี่ยงเบนไปจากมาตรฐานที่ก าหนดเป็นรายจ่ายที่เพิ่มขึ้น
เกินไป ก็อาจจะต้องท าการปรับปรุงให้เหมาะสมต่อไป
9.2 การวิเคราะห์ระบบงานเอกสาร
ระบบงานเป็นการจัดล าดับวิธีปฏิบัติจากขั้นตอนที่ยุ่งยาก
และสลับซับซ้อน ให้เป็นระเบียบเพื่อมุ่งหวังให้การปฏิบัติสัมฤทธิผล
ตามที่ได้วางไว้ ดังนั้นการจัดระบบงานจึงเป็นการจัดกิจกรรมชุดย่อ
ด่างๆ ที่เป็นชุดย่อย
