Page 229 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 229
215
อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารทุกระบบอาจจะเหมาะสมกับธุรกิจแต่
ละประเภทไม่เหมือนกัน และทุกระบบคงแยกกันอย่างสิ้นเชิงไม่ได้ และ
การเก็บเอกสารตามตัวอักษรก็คงยังเป็นหลักการส าคัญอยู่นั่นเอง
9.4 การก าหนดมาตรฐานของงานเอกสาร
ไม่ว่าการปฏิบัติงานใดๆ ถ้าไม่มีเกณฑ์วัดหรือมาตรฐานที่ใช้วัดผลงาน
เสียแล้ว ก็ยากที่ผู้บริหารจะประสบความส าเร็จไปได้ แต่ข้อควร
พิจารณาก็มีอยู่ว่าการก าหนดมาตรฐานของงานนั้นจะต้องให้เหมาะสม
กับปัจจัยต่างๆ ภายในหน่วยงานด้วยเช่นกัน เช่น จ านวนบุคลากร พื้น
ฐานความรู้ เครื่องมือเครื่องใช้ งบประมาณการสนับสนุน และการเห็น
คุณค่าของผู้บังคับบัญชาชั้นสูงขึ้นไป มาตรฐานจะเป็นเครื่องมือวัดหรือ
มาตรฐานวัตคุณค่าของการปฏิบัติงานเป็นเครื่องปงชี้การปฏิบัติงานว่า
ได้มาตรฐานดีหรือต่ ากว่ามาตรฐานนั้นมีอยู่ 3ประการ คือ
1. ปริมาณงานที่ได้ เป็นการก าหนดปริมาณที่ผู้ปฏิบัติควรจะปฏิบัติได้
ในอัตราเท่านั้นเท่านี้ตามที่ได้
จากการวิเคราะห์มาแล้ว แต่ปริมาณที่ได้ตามก าหนดมาตรฐานเอาไว้ไม่
เพียงพอ จะต้องอาศัยคุณภาพของงานที่ได้ประกอบไปด้วย
2. คุณภาพของงานที่ได้ คุณภาพจะบ่งบอกประสิทธิภาพของ
ผู้ปฏิบัติงานได้ละเอียดอ่อนกว่าปริมาณแต่ก็ต้องควบคู่กันไปกับปริมาณ
งานจึงจะสมบูรณ์ยิ่ง
3. การสูญเสียและประหยัดอุปกรณ์ งานที่ปฏิบัติได้ตามมาตรฐานที่
ก าหนด ควรจะต้องให้สูญเสียน้อยที่สุดและประหยัดค่าใช้จ่ายใน
หน่วยงานด้วย
