Page 228 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 228
214
ผลดี ผลเสีย
1. เก็บค้นได้แม่นย าเพราะชื่อแฟ้ มเป็นตัวเลข 1. เป็นการเก็บโดยอ้อมต้องเพิ่มขั้นตอนที่บัตรดัชนี
2. การขยายหมายเลขแฟ้ มท าได้สะดวกโดยไม่ ก่อนไม่สมบูรณ์ในตัวเอง
จ ากัด 2. การเพิ่มหมายเลขแฟ้มอาจผิดพลาดได้ง่าย
3. ดูรายชื่อจากบัตรดัชนีก็ทราบแฟ้ มของลูกค้าได้ 3. ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นจากการที่ต้องท าแหล่ง
เก็บบัตรดัชนี
9.3.4 การเก็บเอกสารตามเรื่อง
บางครั้งในเอกสารนั้น เรื่องมีความส าคัญกว่าชื่อลูกค้า เพื่อให้สะดวกใน
การรวมเรื่องเป็นประเภทเดียวกันให้อยู่รวมกัน แต่ผลดีและผลเสียก็ยัง
มีอยู่เช่นเดิม
ผลดี ผลเสีย
1.สามารถรวมเรื่องประเภทเดียวกันไว้ด้วยกัน 1. ต้องท าการอ้างอิงระหว่างเรื่องกับรายชื่อลูกค้า
2. สามารถเปรียบเทียบข้อมูลของเรื่องแต่ละชนิด 2. ผู้จัดเก็บต้องอ่านข้อความและก าหนดเรื่องเอาเอง
ได้สะดวก บางครั้งอาจจะสับสนในการก าหนดหัวเรื่องได้
3. เหมาะกับธุรกิจทุกๆประเภท 3. หัวข้อเรื่องอาจจะกระจัดกระจายในแฟ้มต่างๆได้
