Page 63 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 63
53
2. เครื่องถ่ายเอกสาร ในปัจจุบันเครื่องถ่ายส าเนาเอกสาร
ค่อนข้างจะล้าสมัย เมื่อมีเครื่องพิมพ์ส าเนาเอกสารเข้ามา
แทนที่ เมื่อพนักงานต้องการเอกสารหรือแบบพิมพ์ต่าง ๆ อย่างไร ก็น า
แบบพิมพ์ที่ได้เคลือบไว้ในกระดาษธรรมดา ใส่ลงไปในเครื่องพิมพ์ส าเนา
เอกสาร เครื่องพิมพ์ส าเนาจะถ่ายส าเนาและจัดเป็นส าเนาเอกสารไปใน
ตัวภายในเครื่องเดียวกันเหมือนกับการอัดส าเนาจากกระดาษไข สะดวก
และรวดเร็วไม่เปื้อนเปรอะหมึก เอกสารไม่เลอะเทอะและสะดวกในการ
ผลิตเอกสารทุกชนิด เอกสารที่ได้จะคมชัดคล้ายกับฉบับจริง ถ้าเอกสาร
เป็นสี เครื่องจะถ่ายออกมาเป็นภาพสีได้อีกด้วย
3. เครื่องคอมพิวเตอร์ชนิดออกแบบ เป็นยุปกรณ์ชนิดหนึ่ง
ที่ทันสมัย เพราะในปัจจุบันวิทยาการก้าวหน้าในเรื่องการใช้
เทคโนโลยีโดยยู่ในระดับการแข่งขันกันมาก เครื่องคอมพิวเตอร์ชนิด
ออกแบบลวดลายต่างๆถูกผลิตขึ้นเพื่อสนองความต้องการของธุรกิจ
ผู้ใช้สามารถขยาย จัดแต่ง เก็บสีสัน ลวดลายโดยจัดโปรแกรมและใส่เข้า
เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องจะปฏิบัติตามค าสั่งของผู้สั่งงานโดยเลือกกด
ปุ่มแต่งขยายได้ตามต้องการ
5.1.2 แบบฟอร์มเอกสาร (Format)
เมื่อกล่าวถึงแบบฟอร์มนั้น ถือเป็นความส าคัญอีกชนิดหนึ่ง
ในการผลิตเอกสาร เพราะประมาณร้อยละ 30 ของเวลาการท างาน
เอกสารจะเสียไปส าหรับการกรอกแบบฟอร์มเอกสาร แบบฟอร์มที่ดีจะ
มีปัญหาน้อยที่สุดหรือเกือบไม่มีปัญหาเลยเกี่ยวกับการกรอกข้อมูล
แบบฟอร์มที่ดีต้องกรอกง่าย อ่านแล้วเข้าใจง่าย ประโยชน์ของ
แบบฟอร์มจะช่วยให้เอกสารที่จัดท าขึ้นได้ความสมบูรณ์และชัดเจน
