Page 65 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 65
55
ว่า แผนกพัสดุได้หมายเลข 1 ฟอร์มเกี่ยวกับการจัดซื้อเรา
อาจ ให้ตัวเลขเป็น พส. 101 ตัวเลข 1 ข้างหน้า ประจ าแผนกพัสดุ
ตัวเลข 1 ข้างหลัง เกี่ยวกับการจัดซื้อ พส. 101.1 ตัวเลข 1 เกี่ยวกับการ
จัดซื้อ ตัวเลข 1 การซื้อวัสดุฝึก พส. 1012 หมายเลข 2 คือซื้อครุภัณฑ์
ดังนี้เป็นต้น
5.1.3 หลักการออกแบบฟอร์มเอกสาร
การออกแบบฟอร์มที่ดีนั้นจะต้องออกแบบให้ได้ฟอร์มที่
สะดวกในการกรอกอ่านง่าย เข้าใจง่าย
และมีความสวยงาม ผู้บริหารอาจอาศัยหลักการที่เสนอแนะต่อไปนี้เป็น
แนวในการพิจารณา คือ
1. การเว้นที่ว่างในการกรอกให้พอเหมาะกับข้อความที่
ต้องการ ค านวณช่องว่างส าหรับข้อความที่คิดว่าน่าจะยาวโดยให้เหลือ
ช่องพอควร ตลอดจนดูเรื่องระยะบรรทัดให้เหมาะสมกับตัวหนังสือ โดย
ค านึงถึงขนาดตัวอักษรโดยเฉลี่ยเป็นเกณฑ์
2. การใส่รหัสชื่อของแบบฟอร์มควรใส่ไว้มุมบนด้านซ้าย
หรือมุมบนด้านขวาของกระดาษ ถ้าใสชื่อรหัสด้วยตัวพยัญชนะหรือตัว
เลขที่เป็นสีหรือขนาดที่แตกต่างไปจากตัวอักษรของแบบฟอร์มจะดีมาก
3 หากมีช่องว่างให้กากบาทใส่ ควรเว้นช่องให้อยู่
หน้าข้อความที่ต้องการ ช่องที่เว้นไว้ให้กานั้นควรเป็นสี่เหลี่ยม เช่น
"ท่านเห็นว่าเป็นแบบฟอร์มที่ดีหรือไม่อย่างไร
