Page 70 - โครงการการจัดการเอกสาร
P. 70
60
4. ผู้ใช้แบบฟอร์มต้องการข้อมูลใดเพิ่มเติมบ้าง ข้อความใด
ที่เหมาะสมหรือควรตัดแปลงให้เข้าใจง่าย
ก็ต้องปรับปรุงแก้ไขทันที
5. ใครเป็นผู้กรอกแบบฟอร์ม โดยดูจากพื้นฐานการศึกษา
แผนกงานใดหรือหน่วยงานใด มีการกรอกแบบฟอร์มผิดพลาดมากที่สุด
หรือมีปัญหามากที่สุด นาปัญหาเหล่านั้นมาแก้ไขต่อไป
6. แบบฟอร์มควรเก็บไว้นานเท่าใด มีจ านวนเท่าใด ใครเป็น
ผู้รับผิดชอบในการออกแบบฟอร์มที่ดีเมื่อได้วิเคราะห์ข้อมูลเพียง
พอสมควรแล้ว ผู้ออกแบบฟอร์มก็น่ามาแก้ไขปรับปรุงการใช้แบบฟอร์ม
ที่เหมาะสมในโอกาสต่อไป
5.2การจัดอุปกรณ์เพื่อจัดเก็บเอกสาร
5.2.1 อุปกรณ์จ าแนกเอกสาร
อุปกรณ์แยกหรือจ าแนกเอกสาร (Sorting equipment) คือ เครื่องมือ
จ าแนกเอกสารออกเป็นพวกๆ
ตามตัวอักษรที่จะเก็บหรือเรื่องที่จะเก็บเพื่อไม่ให้เอกสารลับสนหรือ
สลับซับซ้อนก่อนน าเข้าเก็บ อุปกรณ์จ าแนกประเภท อาจเป็นแบบโครง
เหล็ก อุปกรณ์ ถาดแยกเอกสาร อุปกรณ์แยกเอกสาร กระบะเปิดฝา
ปลายบาน อุปกรณ์แยกเอกสารชนิดเป็นรูปหวีหรือแฉก อุปกรณ์ชนิดนี้
ไม่จ าเป็นต้องมีมาก หากเอกสารมี ไม่มากก็อาจไม่จ าเป็นต้องใช้หลาย
ชนิด
