Page 25 - การจดการเอกสาร1
P. 25
18
5. ตรวจสอบควำมผิดพลำดในกำรปฏิบัติงำนของบุคลำกรที่ปฏิบัติ
ถ้าความผิดพลาด เช่น ค้นหาเอกสารไม่พบหรือเอกสารสูญ
หาย การเก็บเอกสารปะปนกัน ความล่าช้าในการเก็บค้น เมื่อสิ่งต่างๆ
ดังกล่าวนี้เกิดขึ้นเกินร้อยละ 5 ใน 1 ปี รวมกัน ถือว่าต้องมีการปรับปรุง
แผนการปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร
2.4 กำรจัดระบบกำรจัดกำรเอกสำร
ผู้บริหารงานเอกสารหรือผู้วางระบบการจัดการเอกสาร คือผู้ที่ต้อง
รับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดการเอกสารทุกชนิด เริ่มตั้งแต่การจัดวาง
ต าแหน่งให้เหมาะกับตัวบุคคล การจัดทางเดินของงานเอกสารการ
ก าหนดมาตรฐานของงาน มาตรฐานของเครื่องมืออุปกรณ์ มาตรฐาน.
ในการเลื่อนต าแหน่งงาน การเก็บรักษาเอกสาร ตลาดจนการท าลาย
เอกสารผู้บริหารงานเอกสารมีสิ่งที่จะต้องค านึงถึงตลอดเวลาก็คือ การ
พิจารณาระบบ การพิจารณาบุคลากรและการพิจารณา หน่วยงาน
รับผิดชอบของตน อาจสรุปข้อควรพิจารณาในการจัดระบนให้ได้ผลดี
คือ
1. กำรำงลังกำรปฏิบัติงำนเอกสำร ซึ่งผังดังกล่าวจะถูก
ก าหนดลงในแผ่นกระดาษในรูปของการปฏิบัติงาน การเดินทางของ
แอกสาร การก าหนดเวลาในการปฏิบัติ ตลอดจนรายละเอียดของการ
ปฏิบัติงาน จะถูกก าหนดได้เป็นหลักและต้องเผยแพรให้บุคลากรทุกคน
ทราบอย่างชัดเจนด้วย
