Page 30 - การจดการเอกสาร1
P. 30
23
2.6 เครื่องมือกำรปรับปรุงระบบงำนเอกสำร
งานทุกชนิดเมือจะปรับปรุงให้ก้าวไปสู่ระบบที่ดีก็จ าต้องมีเครื่องมือ ซึ่ง
เครื่องมือชวยปรับปรุงงานนี้เป็นอุปกรณ์ส าคัญ เป็นเป้าหมายของการ
เพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน แผนงานที่มีมีความส าเร็จไป แล้ว
กว่าครึ่งก็จริง แต่เครื่องมือปรับปรุงานที่ดีพาไปสู่ความมุ่งหมายสูงสุด
เครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่จะช่วยให้การปรับปรุงระแบของการบริหารงาน
เอกสารที่ส าคัญมีอยู่หลายแบบพอจะแยกเป็นประเภทที่ส าคัญ คือ การ
ใช้นโยบายก าหนดภาระหน้าที่ของงาน การก าหนดล าดับของงาน แต่
ละหน้าที่ การก าหนดล าดับขั้นของานทั้งระบบ และการควบคุมระบบ
เอกสาร
2.6.1 กำรใช้นโยบำยก ำหนดหน้ำที่งำน
การก าหนดหน้าที่งาน กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือ ก าหนดกิจกรรมการปฏิบัติ
ก าหนดเวลาปฏิบัติ รวมทั้งก าหนดผลส้มฤทธิ์ของงานควบคู่กันไป
ผู้ปฏิบัติงานทุกคนจะถูกก าหนดให้ปฏิบัติหน้าที่ตามความถนัดของงาน
และก าหนดงานที่แดละคนต้องรับผิดชอน โดยให้ปฏิบัติงานแต่ละงาน
ในเวลาที่จ ากัดและให้ได้ผลสัมฤทธิ์ตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
การก าหนดหน้าที่ของงาน จะต้องก าหนดให้เป็นลายลักษณ์อักษร มี
การอธิบายและสร้างความเข้าใจให้ผู้ปฏิบัติงานโดยผู้ปฏิบัติงานต้อง
ศึกษารายและเอียดของหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ ศึกษาระยะเวลาปฏิบัติ
งานและผลสัมฤทธิ์ขอ4ราน ยกตัวอย่ำงเช่น เอกสารจากภายนอกเข้า
มายังส านักงานจะปฏิบัติอย่างไร
