Page 96 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 91 ~

14ชื่อส่วนราชการที่ใช้ตัวย่อ และขื่อนั้นเป็นที่รู้จักกันแพร่หลายทั่วไป ซึ่งโดยปกติได้ย่อไว้เป็นประจ า
นั้น ให้เรียงประหนึ่งว่าเขียนเต็มและเขียนย่อไปอย่างนั้น แต่ชื่อย่อนางชื่อไม่แพร่หลายก็ต้องเรียนเต็มไว้ใน

หน่วยเก็บ

การจัดรียงหน่วยที่ถูกต้อง

หน่วยที่ 1 หน่วยที่ 2 หน่วยที่ 3

ก.พ.(ส านักงาน) -
ส านักงาน ก.พ. ขนส่งมวลชนกรุงเทพ -
องค์การ ขสมก. (องค์การ)
องค์การรสพ. รสพ. (องค์กร)

การเรียงแฟ้มในลิ้นชักผู้เอกสาร

7.1.2การเรียงตามตัวอักษรภาษาอังกฤษ
การเรียงเอกสารตามภาษาอังกฤษนั้นให้ถือตามหลักการเรียงตัวอักษรA-Z และมีกฎเกณฑ์การ
พิจารณาเลือกหน่วยเก็บคือถ้าค าที่ตัวอักษรตัวแรกเหมือนกันก็ให้พิจารณาตัวที่2และที่3ที่4เรื่อยไปเช่น

Bond
Bondy
Bondey

การแยกหน่วยดัชนี

ในภาษาอังกฤษการแยกหน่วยดัชนีถือเป็นเรื่องส าคัญเพราะธรรมเนียมและหลักเกณฑ์ในการแยก
หน่วยนั้นค่อนข้างเป็นปัญหาส าหรับพนักงานเก็บเอกสารมากค าๆเดียวกันถ้าไม่ทราบกฎการแยกหน่วยก็
อาจจะแยกดัชนีเป็นสองหน่วยเก็บได้เช่นL Vogue กับLather เป็นต้นถ้าแยกLa Vogue ออกเป็น

2 หน่วย La Vogue จะเรียงมาก่อน Lather