Page 54 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 49 ~

4. เพื่อประโยชน์ในการบริหารงานราชการ เพราะงานราชการนั้น เอกสารถือเป็นเรื่องส าคัญมาก
หลักฐานในการปฏิบัติงาน ความรับผิดชอบในการปฏิบัติงานมีเอกสารหรือหนังสือราชการเป็นหลักฐานแสดง
ความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงาน
5. เอกสารของราชการมีมากเกินไป หากไม่เก็บหรือแยกเอกสารออกเป็นกลุ่มหรือพวก โดยอาศัย

แหล่งเก็บเอกสารต่างๆ ช่วยในการเก็บ ก็อาจมีผลเสียหายต่อการปฏิบัติราชการได้
6. ช่วยให้สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ เพราะเอกสารราชการหลายชนิดต้องเก็บไว้เป็นสิบๆ ปีหากมี
การสูญหายหรือข่ารุด ก็จ าเป็นต้องจัดท าใหม่ เมื่อมีการจัดเก็บเอกสารได้ถูกต้องและเป็นระเบียบก็ สามารถ
ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายของทางราชการได้

6.1.2 ขั้นการเก็บค้นหนังสือราชการ
การเก็บค้นเอกสารทางราชการเป็นไปตามระเบียบและวิธีการที่ก าหนดตามระเบียบส านัก
นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ 2526 โดยสรุปสาระและขั้นตอนที่ส าคัญได้ดังนี้
1. ขั้นการรับเอกสาร โดยระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีได้ก าหนดวิธีการเก็บเอกสารเป็นขั้นเป็นตอน

ไว้อย่างเป็นระเบียบของทางราชการสรุปได้ดังต่อไปนี้คือ
1) เมื่อได้รับหนังสือหรือเมื่อเปิดของหนังสือออก ให้ประทับตรารับหนังสือไว้ที่มุมด้านขวาของหนังสือ
โดยให้ระบุเลขรับหนังสือตามเลขที่รับในทะเบียน ให้ลงวันที่ เดือน ปี ที่รับหนังสือ และให้ลง

เวลาที่รับหนังสือไว้ที่มุมบนด้านขวาของหนังสือนั้นด้วย