Page 51 - โครงการการจัดการเอกสาร

~ 46 ~

เมื่อจ าหน่ายแล้วไม่คอยตามบริการ หรือถ้าจะให้บริการตรวจซ่อมหรือซ่อมแซมก็คิดค่าบริการแพง
ราคาอะไหล่ซ่อมราคาแพง พนักงานควรสอบถามไปยังผู้ใช้รายอื่นๆ หรือแก้ไขด้วยการท าสัญญากันไว้ให้เป็น

ระยะเวลามากกว่า 1 ปี ก็จะเป็นทางหนึ่งที่ท าให้ผู้จ าหน่ายไม่กล้าละเลยในการตรวจเช็คตามระยะเวลาที่
ก าหนด ผู้จ าหน่ายที่มักละเลย เมื่อแจ้งถึงความช ารุตบกพร่องของเครื่องมือเครื่องใช้แล้ว ไม่ค่อยรีบเร่งแก้ไขก็
ไม่ควรติดต่อเป็นลูกค้ากันอีกต่อไป
2. การบริการอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร ก็ต้องใช้กระดาษถ่ายเป็นอุปกรณ์ ผงหมึก

ถ่ายเอกสาร และอะไหล่ถ้าเกิดการช ารุด เครื่องมือเครื่องใช้บางชนิดออกแบบเฉพาะให้ใช้อุปกรณ์เกี่ยวข้อง
โดยตรงกับเครื่องมือชนิดนั้น ตังนี้ไม่ควรจัดหามาไว้ใช้ ควรจัดหาเครื่องมือชนิดที่จะใช้ได้กับอุปกรณ์หลายๆ
ชนิด หลายยี่ห้อทดแทนกันได้ จะท าให้ราคาไม่แพง ไม่ต้องจัดหาโดยตรงกับผู้จ าหน่ายเพียงรายเดียว ถ้าเกิด
ขาดแคลนและเลิกกิจการไป เครื่องมือชนิดนั้นจะใช้ประโยชน์ไม่ได้อีกต่อไป

5.6.4 หลักของการควบคุม
การควบคุมเครื่องมือเครื่องใช่ให้มีประสิทธิภาพโดยทั่วไป จะค านึงถึงลักษณะของการวางมาตรฐาน
การบ ารุงรักษา การวางมาตรการของการน าไปใช้ และการเคลื่อนย้ายไปในที่ต่างๆ
วัสดุอุปกรณ์ทุกชนิดหากได้มีมาตรการการควบคุมที่ดี การก าหนดระยะเวลาซ่อมแซมเมื่อถึงเวลาการ

ระวังดูแลไม่ให้ถูกเคลื่อนย้ายไปในที่ต่างๆ ถ้าผู้เกี่ยวข้องมีโอกาสที่จะวางแผนการควบคุมหรือเป็นผู้ก าหนด
พิจารณาในการจัดหา ตลอดจนมีโอกาสได้ศึกษาประสิทธิภาพการท างานของอุปกรณ์ต่างๆ ด้วยแล้วก็ควรน า
เป็นข้อพิจารณาด้วยประการหนึ่ง ผู้บริหารงานเกี่ยวกับเอกสารควรจะก าหนดมาตรการเพื่อเป็นหลักในการ

ควบคุมวัสดุอุปกรณ์ดังนี้
1. การมีส่วนร่วมในการก าหนดรายละเอียดของเครื่องมือเครื่องใช้ พนักงานผู้เกี่ยวข้องต้องมี
โอกาสได้ศึกษารายละเอียดข้อมูลอย่างละเอียด การส ารวจแหล่งผลิตและจ าหน่าย ตลอดจนการ
เปรียบเทียบคุณภาพและประสิทธิภาพของการใช้งาน
2. ตัวแทนจ าหน่ายได้ชี้แจงรายละเอียดของประสิทธิภาพอย่างเพียงพอ การให้สัญญาการบริการ

เงื่อนไขการบริการ ตลอดจนอายุการใช้งานปกติของเครื่องมืออุปกรณ์ที่จะจัดหามาใช้
3. การให้ข้อมูลแหล่งผลิต ประเทศผู้ผลิต อายุของการผลิต และความช านาญหรือผู้มีชื่อเสียงที่ผลิต
วัสดุอุปกรณ์ที่จะจัดซื้อ เพราะข้อมูลดังกล่าวแล้วจะช่วยในการควบคุมให้เครื่องมือเครื่องใช้มีอายุการใช้ งาน

มากขึ้น
4. การบอกลักษณะการใช้งาน รายละเอียดการใช้งาน หมายเลขเครื่องหรือทะเบียนที่ผู้ผลิตก ากับไว้
ปีที่ผลิต ผลิตจากวัสดุประเภทใด ตัวแทนที่จ าหน่ายมีกี่แหง ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยในการควบคุมให้สามารถ
แก้ปัญหาได้ เมื่ออุปกรณ์เหล่านั้นจ าเป็นต้องได้รับการแก้ไขอย่างรวดเร็ว

ด้วยข้อมูลและความจ าเป็นตามที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นทั้ง 4 หลักการ ย่อมจะเป็นแนวทางและ
ข้อมูลให้ผู้บริหารงานเอกสารดัดสินใจเลือกซื้อวัสดุอุปกรณ์อย่างได้ผลสมความมุ่งหมายของหน่วยงานท าให้
การบริการมีประสิทธิภาพและทันกับการเปลี่ยนแปลงตามความเจริญของเครื่องไม้เครื่องมือแต่ละประเภท