Page 34 - ARSiip
P. 34
4 Tata Cara Mengindeks
Dalam mengindeks ada beberapa cara yang
harus dilakukan. Hal ini dapat disesuaikan
dengan sistem penyimpanan arsip yang
digunakan pada suatu organisasi. Jika
penyimpanan arsip menggunakan abjad maka
indeksnya adalah indeks abjad, begitu juga
dengan sistem penyimpanan lainnya.
Dalam mengindeks memerlukan tata cara khusus.
Contohnya, mengindeks dalam sistem abjad.
Dalam hal ini mengindeks nama orang dan nama
organisasi. Kegiatan ini membutuhkan ketelitian
ekstra berhubung terdapat nama orang yang mirip
dan beraneka macam. Apabila mengindeksnya
tidak tepat maka kode arsipnya pun salah dan
menyebabkan arsip ditempatkan di tempat yang
tidak tepat. Ini akan mengakibatkan arsip sulit
ditemukan kembali ketika dibutuhkan
