Page 315 - 57 คู่มือปฏิบัติงานโรงเรียนพระปริยัติธรรม

๓๑๓

๒. ลักษณะการคัดส าเนา

๑) คัดเก็บไว้เป็นหลักฐาน เช่น แบบธรรมเนียมต่างๆต้องมีลักษณะเหมือนตัวจริง
ลงชื่อผู้พิมพ์ ผู้ทานก ากับไว้
๒) คัดเพื่อประกอบหลักฐาน เช่น ส าเนาค าสั่งย้ายอาจคัดเฉพาะชื่อที่ต้องการ ส าเนา

ทะเบียนบ้านคงคัดเหมือนตัวจริงเท่านั้นที่จ าเป็น
๓) คัดส าเนาส่งหน่วยอื่นเพื่อทราบ เพื่อปฏิบัติ เพื่อเก็บเป็นหลักฐานต้องคัดให้เหมือน
ตัวจริงและคัดหมด โดยให้มีผู้รับรองส าเนา
๓. หลักการคัดส าเนา
๑) พิมพ์หรือเขียนกึ่งกลางของหน้าเอกสารว่า “ส าเนา” ใช้ค าว่า “ลงชื่อ” ข้างหน้านาม

ของผู้ลงนามจริงในเอกสารนั้น
๒) นามและนามสกุลของผู้ลงนามตัวจริง เวลาส าเนาต้องพิมพ์ให้ถูกต้องอย่าพิมพ์ผิด ๆ
และอย่าใช้ค าว่า “อ่านไม่ออก” ง่ายๆ

๓) ต้องไม่เปลี่ยนแปลงข้อความจากตัวจริง เว้นแต่ค าสะกดที่ผิดพลาด
๔) การคัดส าเนาเอกสารราชการเพื่อกิจกรรมของบุคคลต้องขออนุญาตจากผู้ที่มีอ านาจ
หน้าที่ก่อนจึงคัดได้
๕) การคัดส าเนาเอกสารสั่งการ ควรมีส าเนานั้นติดเรื่องเดิม ๑ ชุด เพื่อเป็นหลักฐาน

ตรวจสอบหากเกิดการผิดพลาดขึ้น
๖) ต้องตรวจทานให้ถูกต้องกับต้นฉบับ ลงชื่อผู้พิมพ์ ผู้ทาน และวัน เดือน ปี ก ากับไว้
๗) ต้องมีค าว่า “ส าเนาถูกต้อง” ต่อท้ายผู้ลงลายมือชื่อรับรองส าเนา และวัน เดือน ปี ให้
เป็นไปตามระเบียบงานสารบรรณ

๘) การคัดเลือกเอกสารลับ ให้ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัย
แห่งชาติ
๔. หลักการแจกจ่าย
๑) พิจารณาแจกจ่ายให้ผู้เกี่ยวข้องหรือหน่วยที่จ าเป็นต้องทราบให้เพียงพอที่จะปฏิบัติ

ราชการทันเวลา อย่าให้หน่วยอื่นเสียเวลาคัดส าเนา
๒) ในท านองเดียวกันอย่าจ่ายเกินความจ าเป็นจนหน่วยที่ได้รับเอาไว้ทิ้งเป็นการสิ้นเปลือง
๓) ส าเนาเอกสารลับ ถือหลักเช่นเดียวกับการส่งเอกสารลับ

๔) บรรดาค าสั่ง ระเบียบ ประกาศ แถลงการณ์ นอกจากจะส่งหน่วยรองแล้ว ต้องส่ง
ส าเนาต่อผู้บังคับบัญชาโดยตรงทราบด้วย หรือคณะกรรมการต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในการ
ประชุมครั้งนั้นๆ

คู่มือปฏิบัติงาน
โรงเรียนพระปริยัติธรรม แผนกสามัญศึกษา