Page 21 - MODUL KEARSIPAN DIGITAL

Rangkuman

Arsip merupakan rekaman kegiatan dengan beraneka ragam bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi,
dimana arsip tersebut dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
organisasi masyarakat, lembaga pendidikan, bidang industri, pemerintah
daerah, organisasi politik, dan perseorangan dalam kehidupan berbangsa
dan bernegara

Kearsipan (Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file)
mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses
kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan,
pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan

tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.
Ciri-ciri arsip yang baik adalah Keaslian (authenticity), Kelengkapan atau

utuh (integrity), Keterpercayaan (reliability), Kebergunaan (useability).
Fungsi arsip adalah tulang punggung organisasi, bukti akuntabilitas
kinerja pegawai, bukti akuntabilitas kinerja organisasi, aset organisasi,
identitas organisasi, bukti sah di pengadilan, bukti sejarah, memori
organisasi, tulang punggung manajemen.
Dilihat dari segi peninjauannya, maka arsip digolongkan menjadi

beberapa macam penggolongan arsip, yaitu: menurut subjek atau isinya;
bentuk atau wujudnya; nilai atau kegunaannya; sifat kepentingannya;
fungsinya; tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya; keasliannya; dan
menurut kekuatan hukum.

Terdapat beberapa asas dalam penyimpanan arsip, diantaranya adalah:
Asas kepastian hukum, Asas keautentikan dan kepercayaan, Asas
keutuhan, Asas asal usul, Asas aturan asli, Asas keamanan dan
keselamatan, Asas keprofesionalan, Asas keresponsifan, Asas
keantisipatifan, Asas kepartisipatifan, Asas akuntabilitas, Asas

kemanfaatan, Asas aksesibilitas, dan Asas kepentingan umum.
Menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang kearsipan, siklus
hidup arsip disebutkan meliputi tiga tahap, yaitu (1) penciptaan, (2)
pengggunaan dan pemeliharaan, dan (3) penyusutan.