Page 14 - Ebook Less Paper for Secretary original 26.11.62

ประโยชนของการตั้งคารายการเมนู เพื่อใหเลขานุการผูบริหารสามารถจัดลําดับ

ความสําคัญของประเภทเอกสาร ความสําคัญเรงดวนเพื่อเสนอตอผูบริหารไดทัน เนื่องจากใน

1 วัน ทําการจะมีหนังสือที่รับมาจากสารบรรณเปนจํานวนมาก และรายการหนังสือแตละ

ประเภทจะรวมกันอยูในหนังสือรอดําเนินการ ทําใหบางครั้งอาจจะพลาดเรื่องดวน ถาเลขา

ผูบริหารตั้งคาเมนูดังกลาวจะทําใหสามารถคัดกรองเอกสารไดในระดับหนึ่ง ยกตัวอยางเชน

ความสําคัญของเอกสาร สามารถระบุเปนสัญลักษณ ระดับ 1 ระดับ 2 หรือ จดหมายเวียน

สามารถใชสัญลักษณเครื่องหมายถูกสีเขียว เพื่อใหสามารถเลือกอานในภายหลังได

เพราะเปนการเวียนเพื่อทราบภายใน เปนตน ตามรูป 9-10

 ขั้นตอนการพิจารณาหนังสือในหมวด “รอดําเนินการ”

ประเภทหนังสือในหมวดนี้ประกอบดวย หนังสือภายใน หนังสือภายนอก หนังสือเพื่อ

สั่งการ และจดหมายเวียน

1. Click ไปที่หมวดหนังสือสงบุคคล และ หนังสือรอดําเนินการ

2. ดูวันที่และเวลารับเขา ความสําคัญ ประเภทหนังสือ

3. เนื่องจากเรื่องที่เขามาเพื่อใหทานพิจารณาในแตละวันมีหลายๆ ประเภทหนังสือ

และหลายฉบับ ทั้งนี้ เพื่อใหเรื่องดวนและสําคัญไดถูกเสนอเพื่อพิจารณากอน

เลขานุการผูบริหารสังเกตที่ความสําคัญที่แสดงบนหนาจอรายการหนังสือของวัน

ดังกลาว เพื่อสงตอเรื่องดวน ระดับ 1 ไปยังผูบริหารกอน

4. กรณีเรื่องอื่นๆ ถัดมา ใหดูที่ชั้นความเร็ว วาเปนเรื่อง “ปกติ” สามารถสงใหเปน

เรื่องถัดไป

5. กรณีจดหมายเวียน ที่แสดงสัญลักษณ สามารถดูในภายหลังไดหลังจากสง

เรื่องใหผูบริหารพิจารณา

จัดทําโดย : สมฤดี สังขดิษฐ์ Page 13
วันที่ : 1 ต.ค.62
เรื่อง : การใช้ Less Paper สําหรับเลขานุการผู้บริหาร