Page 5 - Penyelenggaraan Rapat

3. Syarat Pertemuan Yang Baik

Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan,
instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingjan/didiskusikan secara
bermusyawarah.

2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
3. Setiap pembicaraan Ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka).
4. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah
yang dibahas.

Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam pertemuan:

a. Persiapan rapat
Dalam suatu kegiatan perkantoran, mungkin anda akan diminta oleh atasan buat
menyiapkan sebuah rapat dinas. Untuk itu, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
penyelenggaraan rapat sebagai berikut:
1) Melihar Tujuan Rapat yang diundang dalam kegiatan rapat
Perhatikan tujuan atau agenda dinas. Jika tidak bisa hadir, minta

penyelenggaraan suatu rapat (misal: mereka dapat mewakilkannya pada
untuk memecahkan masalah, orang yang kompeten terhadap
membuat sebuah keputusan, atau masalah yang hendak dibahas.
mengumpulkan informasi). Jika 3) Mempersiapkan Ruangan
belum jelas tanyakan hal tersebut Salah satu dari sekian banyak hal
pada pimpinan Anda. Jangan ragu yang harus dilakukan dalam rapat

untuk bertanya karena kegiatan adalah mempersiapkan ruangan di
pertama ini merupakan kunci bagi mana rapat akan diselenggarakan,
langkah penyiapan rapat berikutnya. Hal ini harus dilakukan sebelum
2) Mempersiapkan Peserta Rapat rapat diselenggarakan dan sebelum
Persiapkan konsep surat undangan undangan dikirim keluar kepada
dengan baik. Periksa dan para anggota, Ruangan sebaiknya
pertimbangkan lagi daftar orang- dipilih yang nyaman dan sesuaikan
orang yang harus diundang dalam dengan jumlah peserta yang akan

rapat, dengan dasar besar kecilnya hadir dalam rapat. Atur pula tara
kontribusi mereka tethadap agenda letak meja dan kursi sesuai dengan
rapar. Sehari sebelum pelaksanaan keperluan rapat.
rapat, pastikan kehaditan orang-orang

5