Page 6 - Penyelenggaraan Rapat
P. 6
4) Membuat Daftar Acara adalah papan tulis, spidol, Flip-
Apabila hal yang akan dibicarakan chart, Overhead projector atau slide
dalam pertemuan yang akan projector, LCD, Tape Recorder
diselenggarakan telah ada, maka untuk merekam jalannya rapat (jika
acara di dalam suatu pertemuan perlu), alat-alat kelengkapan
harus dibuat dan disusun secara menulis seperti misalnya jepit
sistematis, dengan cara membuat kertas, klip kertas, perfurator, stapler
suatu pokok- pokok acara dalam dengan isinya, gunting, cutter,
garis besar. Tunjuk orang-orang peruncing pensil, dan lain-lain.
yang akan duduk sebagai moderator 7) Mengirimkan Hasil Rapat
(bila perlu) serta notulen rapat. Setelah rapat selesai, maka Anda
Rancang acara rapat itu sesingkat dapat meminta caratan rapat dari
mungkin dan kalau bisa sebelum notulen serta mengirimkan hasil
makan siang rapat sudah bisa rapat berupa notulen tersebut setelah
diakhiri untuk menghemat biaya diketik secara rapi dan
rapat. ditandatangani oleh notulen dan
5) Mempersiapkan Bahan Rapat diketahui pimpinan Anda. Untuk hal
Bersamaan waktu dengan tertentu hasil rapat dapat
mempersiapkan undangan kepada diberitahukan melalui pesawat
para peserta rapat, maka Anda harus telepon kepada anggota rapat.
juga mempersiapkan bahan yang 8) Melakukan Pekerjaan-pekerjaan
dipergunakan dalam rapat atau Tindak Lanjut
pertemuan dimaksud. Bahan-bahan Pekerjaan-pekerjaan yang termasuk
itu dapat berupa acara atau agenda dalam tindak lanjut dari suatu rapat
rapat pada waktu itu, hasil rapat biasanya antara lain apabila rapat
yang lalu, kertas-kertas kerja dari yang diselenggarakan merupakan
para peserta yang akan dibahas, dan rapat yang bersifac periodik, maka
lain-lain. Anda dapat mengikutsertakan
6) Mempersiapkan Peralatan Rapat lembaran atau slip yang meminta
Anda harus membuat suatu daftar keterangan dari para anggota
keperluan untuk memenuhi mengenai bisa atau tidaknya ia
kebutuhan ini, Alat-alat yang menghadiri pertemuan yang akan
biasanya diperlukan dalam hal ini datang.
6
