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La boît e à questions

Info

sont complémentaires et la copie papier facilite la consultation de
certains documents originaux qui ont des formats peu commodes
RGCQ à numériser, comme les plans du bâtiment.

Si vous optez pour une version numérique du registre, même si vous
PAR ADRIEN VALLAT avez déjà une version physique, voici nos recommandations :
COORDONNATEUR RECHERCHE ET ANALYSE, RGCQ • Assurez-vous de faire une copie de sauvegarde de votre registre,

sur une clé USB ou un disque dur externe, qui sera stocké à un
QUESTION : autre emplacement que votre version principale. Même si vous
Nous sommes en train de réorganiser le registre de la copropriété utilisez des services infonuagiques gardez toujours une copie

et nous voulons avoir une version 100 % numérique, sans copie (aussi appelée backup) en cas de panne ou de piratage du réseau.

papier. Est-ce que nous pouvons le faire? Ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier!
• Protégez l’accès aux documents du registre. Même si les
RÉPONSE : copropriétaires ont le droit d’avoir accès au registre, sur demande,

Avant de répondre sur le format qu’il peut prendre, rappelons ce cela ne signifie pas qu’il devrait être accessible à tous, en tout
qu’est le registre de copropriété. Il s’agit de l’ensemble des docu ments temps. De plus, les documents prévus à l’article 1070 sont souvent

énumérés à l’article 1070 du Code civil du Québec. Ces documents stockés avec d’autres documents confidentiels. Pour protéger ces
sont acces sibles aux copropriétaires qui en font la demande, en docu ments, vous pouvez leur attribuer un mot de passe. Les
vertu de l’article 1070.1. Le syndicat peut aussi tenir d’autres registres, utilisateurs de Windows et d’Apple peuvent protéger chaque

qui contiennent parfois des informations confidentielles, telles que fichier individu ellement ou un dossier complet par un mot de
les adresses courriel et les numéros de téléphone des copropriétaires. passe. Choisissez un service infonuagique qui vous permet de
Les adminis tra teurs doivent veiller à protéger les infor mations gérer les droits d’accès à vos fichiers.
confidentielles dont ils disposent. • Prévoyez dès le départ, dans un règlement, les modalités d’accès
L’article 1070 ne précise pas de format pour le registre. Il peut donc au registre pour les copropriétaires, ainsi qu’un moyen pour eux
être conservé physiquement ou numériquement. Sous réserve des d’obtenir des copies des documents, le cas échéant.
dispositions de la déclaration de copropriété, rien ne vous empêche • Consultez le Guide de numérisation et d’entreposage des
de possé der uniquement un registre numérique. Cha que syndicat documents numériques d’un syndicat et le Guide de conservation
peut avoir sa préférence sur le sujet, mais nous recommandons des documents du registre d’un syndicat de copropriété, acces -
d’avoir une copie physique et une copie numérique. Cette solution sibles aux membres à cette adresse : https://fr.rgcq.org/guides-
vous permet de parer à plusieurs éventualités, mais aussi d’avoir educondo/. Il s’agit de formidables ressources pour vous aider
une copie facilement accessible pendant les réunions du conseil dans la transition vers le numérique et approfondir vos connais
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d’administration ou l’assemblée des copropriétaires. Les deux formats sances sur les registres de copropriété! 

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Condoliaison I printemps 2020 45