Page 15 - Modul Praktikum - Kesekretariatan
P. 15
KEGIATAN PRAKTIKUM 2
Tata Kelola Tamu
A. Uraian materi
1. Pengertian tamu kantor
Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk
kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara
pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat
janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai
sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam
menerima tamu.
Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan
suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan
mempunyai kesan baik 15ilat melakukan 15ilat amu. Selain itu, seorang sekretaris juga
harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang
datang ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar
tamu bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.
2. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menerima tamu
Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara lain :
• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus
memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu
dipertimbangkan).
• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
• Berikan sapaan ramah kepada tamu.
3. Tata cara mengantar dan melaayani tamu
a. Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat
penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
b. Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan
sikap yang ramah.
c. Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau
bersikap acuh tak acuh, 15ilat melakukan pekerjaan.
d. 15ilat mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah
atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.
15
