Page 17 - Modul Praktikum - Kesekretariatan

g. Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan

oleh tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.
h. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat

meninggalkan pesan. Catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki
tamu.

B. Rangkuman

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan untuk
kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara

pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mulai dari membuat
janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai

sekretaris, tidak dapat menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam

menerima tamu.
Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana

yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai
kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu, seorang sekretaris juga harus

mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang
ke kantor. Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu

bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.

C. Latihan
1. Berikan penjelasan apakah pengertian tamu kantor!

2. Berikan penjelasan hal apa sajakah yang harus diperhatikan Ketika menerima tamu di
kantor!

3. Berikan penjelasan bagaimanakah cara mengantar dan melayani tamu

4. Berikan penjelasan hal apa sajakah yang harus dilakukan sekretaris Ketika menerima
tamu

5. Berikan penjelasan bagaimanakah tata cara pelayanan tamu di kantor!
D. Pre test Post Test

1. Apa yang dimaksud dengan tamu kantor

2. Siapa saja tamu menurut kepentingannya?
3. Peran dan tanggung jawab sekretaris dalam menerima tamu di kantor ?

4. Bagaimana Etika Bertamu yang baik dan benar di kantor ?
5. Bagaimana Etika Menerima Tamu yang baik dan benar di kantor ?

6. Bagaimana Etika Menolak Tamu di kantor ?
7. Apa fungsi dan manfaat Form kedatangan tamu ?

17