Page 48 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

KEGIATAN PRAKTIKUM 9

Penemuan Kembali

A. Uraian materi

1. Pengertian penemuan Kembali
Temu kembali arsip merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan yang

bertujuan untuk menemukan kembali arsip yang akan dipergunakan dalam proses

penyelenggaraan administrasi di suatu instansi. Penemuan kembali arsip sangat erat
hubungannya dengan sistem pengelolaan arsip, apabila sistem pengelolaan arsip buruk

maka arsiparis membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian arsip. Ini biasanya
disebabkan oleh penyimpanan arsip tidak berdasarkan prosedur penyimpanan yakni

tidak ditentukan indeks dan title yang sesuai dengan berkas yang disimpan, kurangnya
sumber daya manusia yang profesional di bidang kearsipan serta minimnya

sarana/peralatan dan perlengkapan yang masih belum lengkap juga mempergunakan pola

kearsipan yang lama yaitu buku agenda. Sehingga pada sistem penyimpanan dan temu
kembali arsip mengalami kesulitan dan memerlukan waktu yang lama dalam temu

kembali arsip atau informasi yang dibutuhkan.
Penemuan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk

fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut,

karena akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi. Ketepatan dan
kecepatan menemukan atau mendapatkan arsip akan sangat bergantung dari beberapa

hal. Menurut Wursanto (2004), “menemukan kembali warkat atau arsip ialah
memastikan dimana warkat atau arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam

kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya”.

Menurut Yahmah dalam Utami (2013), kecepatan dan ketetapan penemuan arsip sangat
bergantung pada beberapa hal di antaranya :

a) Kejelasan materi yang diminta.
b) Ketepatan klasifikasi yang dipakai.

c) Ketepatan dan kemantapan sistem indeks.
d) Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang memadai.

2. Jenis sarana bantu penemuan kembali arsip statis

Jenis sarana bantu penemuan kembali arsip statis pada lembaga kearsipan umumnya
terdiri atas 3 (tiga) jenis, yakni guide arsip statis, daftar arsip statis, dan inventaris arsip.

48