Page 53 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

KEGIATAN PRAKTIKUM 10

Penggunaan Buku Agenda

A.Uraian materi
1. Pengertian buku agenda Buku agenda adalah

buku khusus yang dipakai untuk mencatat surat-surat yang masuk dalam perusahaan, bisnis,
atau organisasi selama periode 1 tahun.

Buku agenda mempunyai banyak fungsi yang sangat bermanfaat untuk kelangsungan

perusahaan, bisnis, atau organisasi.
2. Fungsi buku agenda

a) Bukti surat masuk dan keluar
Dengan adanya buku agenda kerja, detail dari setiap yang masuk atau sampai keluar bisa

diidentifikasi dengan mudah. Pencarian berkas-berkas penting juga akan terbantu
dengan adanya buku agenda kerja.

b) Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar pada waktu tertentu.

Terkadang ada keadaan di mana perusahaan, bisnis, atau organisasi perlu melihat
kembali berapa jumlah surat masuk maupun surat keluar dalam waktu tertentu. Dengan

membuat rincian dalam buku agenda kerja, situasi seperti ini juga akan biisa dilewati
dengan mudah.

c) Mengetahui penomoran surat keluar

Untuk mengeluarkan suatu surat, perusahaan, bisnis, atau organisasi perlu membuat
penomoran yang runtut dari satu surat ke surat yang lain. Jika daftar surat yang

dikeluarkan sebelum-sebelumnya sudah terangkum dalam buku agenda kerja, maka
pemberian nomor akan semakin cepat dilaksanakan.

d) Membantu pencarian surat

Dalam keadaan tertentu, perusahaan, bisnis, atau organisasi mungkin perlu memilih
surat-surat terdahulu yang sudah tersimpan. Dengan menuliskan identitasnya secara urut

pada buku agenda kerja, maka pencarian tak akan memakan waktu lama.
3. Macam-macam buku agenda

a) Buku Agenda Tunggal
Jenis Buku Agenda ini cocok dipakai untuk pencatatan surat masuk serta surat keluar

dengan penomoran sekaligus dengan berurutan pada setiap halaman untuk per halaman.

Format dari buku agenda jenis ini biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat,

53