Page 56 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

KEGIATAN PRAKTIKUM 11

Penggunaan Buku Ekspedisi

A. Uraian Materi

1. Pengertian buku ekspedisi
Setiap instansi baik pemerintahan ataupun swasta wajib memiliki buku ekspedisi sebab

akan menjadi arsip administrasi untuk instansi yang bersangkutan. Buku ekspedisi juga

disebut sebagai Buku Pengantar Surat yang berguna untuk mencatat kiriman surat kepada
pihak lain. Pelaksana pekerjaan ekspedisi ini disebut ekspeditur.

Biasanya surat ekspedisi dibawa oleh tukang pengantar undangan untuk acara tertentu
sebagai bahan laporan bahwa surat sudah dikirim. Formatnya dibuat menggunakan

selembar kertas dan terdapat kolom nomor, nomor surat, perihal, nama penerima surat,
juga tanggal dan tanda tangannya diterimanya

2. Guna buku ekspedisi

a) Untuk Menjamin Keselamatan Surat-surat yang Dikirimkan ke Kantor yang Dituju
Surat merupakan tulisan berisi pernyataan dari si penulis dengan tujuan untuk

menyampaikan suatu informasi kepada si penerima. Dalam organisasi, surat menjadi
alat komunikasi administrasi antar sesama pegawai baik intern atau pun dengan

pihak luar. Adanya buku ekspedisi untuk mencatat pengiriman surat pada pihak lain

atau si penerima.
Hal tersebut menjadikan buku ekspedisi memiliki bukti pengiriman surat atau bisa

juga disebut arsip administratif. Sehingga buku ekspedisi dapat berguna untuk
menjamin keselamatan surat-surat yang dikirimkan ke kantor yang dituju. Juga

menjadi arsip atau bukti pengiriman surat.

b) Tanda Bukti
Pencatatan administratif sangat penting untuk dilakukan sebab menjadikan surat-

surat yang masuk ataupun keluar dapat terorganisir dengan baik. Sehingga dapat
diketahui ada berapa jumlah surat yang masuk atau keluar setiap hari, minggu, bulan

atau tahun. Selain itu adanya pencatatan juga memudahkan peyimpanan surat dan
memudahkan untuk menemukannya.

Dalam penanganan dan pendistribusian surat, dibutuhkan buku agenda surat masuk

dan buku agenda surat keluar. Buku agenda masuk diperlukan untuk mencatat data
surat masuk yang diterima perusahaan. Sedangkan buku agenda keluar diperlukan

56