Page 57 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

untuk mencatat data surat keluar yang dikirimkan oleh perusahaan keluar instansi

atau juga dikirim ke lingkungan intern.
c) Untuk Menghormati Penerima Surat

Seiring perkembangan zaman dengan kecanggihan teknologinya, surat masih
memiliki peranan yang cukup penting baik bersifat secara pribadi, swasta ataup un

dinas. Surat dapat menyampaikan informasi secara langsung kepada pihak lain.

Sehingga tanpa harus bertemu langsung atau berkomunikasi dengan telepon jarak
jauh, surat mampu mewakili diri sendiri atau instansi untuk menyampaikan

informasi secara jelas.
Surat dianggap sebagai alat komunikasi yang sah dan juga formal. Sebab

dibubuhkan tanda tangan di dalamnya. Seorang direktur yang setiap harinya sibuk

dengan pekerjaan, bisa menggunakan surat yang sudah ditandatanganinya ketika
akan mengundang pertemuan dengan pihak lain.

3. Jenis buku ekspedisi
a) Buku ekspedisi internal

Ada beberapa jenis surat yang ada dalam suatu organisasi berdasarkan
jangkauannya. Salah satunya yaitu buku ekspedisi intern. Buku ekspedisi intern

merupakan buku bukti pengiriman surat yang ditujukan pada pihak di dalam

instansi. Atau surat yang disampaikan antar unit dalam sebuah instansi.
Misalnya saja ketika sebuah instansi mengadakan rapat intern, maka pemimpin

mengirimkan surat kepada para kepala bagian dalam kantor. Si penerima surat
tentunya harus membubuhkan tanda tangan pada buku sebagai bukti penerimaan

undangan.

1. Buku ekspedisi eksternal
Jenis buku ekspedisi yang lainnya yaitu buku ekspedisi ekstern. Buku jenis ini

berguna sebagai buku bukti pengiriman surat yang ditujukan kepada pihak luar
instansi. Biasanya surat dikirim melalui kantor pos. Buku ekspedisi menjadi buku

catatan untuk menunjukkan buku pengiriman surat keluar.

Apabila surat disampaikan secara langsung pada pihak yang dituju, maka si
penerima surat wajib tanda tangan pada buku tersebut sebagai bukti penerimaan

surat. Apabila disampaikan melalui tukang pos, maka petugas pos wajib
membubuhkan tanda tangan di buku tersebut yang menyatakan bahwa surat sudah

diterima dengan baik dan dikirim ke alamat yang dituju.

57