Page 68 - Modul Praktikum - Manajemen Kearsipan

prosedur administratif. Berdasarkan hal tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa,

penyusutan menyangkut hal-hal sebagai berikut.
a. Pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna primer maupun nilai

guna sekunder.
b. Memindahkan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah sangat jarang (inaktif)

dari unit kerja ke records centre (tempat penyimpanan arsip inaktif).

c. Menyerahkan arsip bernilai historis, tetapi tidak bernilai guna primer ke badan
yang berwenang (Arsip Nasional).

d. Mengalihmediakan dari arsip kertas ke media lain (misal mikrofilm, CDROM,
DLT, dan sebagainya).

2. Tujuan penyusutan arsip

Menurut Susan Z. Diamond (1983, 22) tujuan penyusutan arsip, yaitu:
a) Menghindari biaya tinggi terhadap penyimpanan arsip yang tidak memiliki nilai guna.

b) Memudahkan penemuan kembali arsip (retreival) secara efisien.
c) Mewujudkan komitmen organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan arsip

yang berlaku.
Sedangkan menurut Drs. Budi Martono (1994:39) tujuan penyusutan arsip adalah:

a) mendapatkan penghematan dan efisiensi;

b) pendayagunaan arsip dinamis;
c) memudahkan pengawasan dan pemeliharaan arsip yang masih diperlukan dan bernilai

guna tinggi;
d) penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.

3, Pengertian pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai
kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan (Perka ANRI Nomor 25 tahun

2012 tentang pedoman pemusnahan arsip).
4. Tata cara penyusutan arsip

Tata cara penyusutan arsip berdasarkan JRA meliputi:

1. Memindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Kegiatan
memindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dengan cara:

a) melakukan pemilahan arsip aktif ke inaktif sesuai JRA, pemberkasan arsip yang
memiliki keterikatan dan menjadikan satu kesatuan informasi tanpa merubah

penataan semula;

68