Page 13 - E-Module Dasar-Dasar MPLB KLS X

Seiring pertumbuhan bisnis, suatu perusahaan akan

menciptakan lebih banyak dokumen. Semua dokumen
tersebut harus dipantau dan dikelola dengan cermat agar
dokumen dapat dimanfaatkan dengan baik. Suatu

dokumen yang tidak dikelola dengan pola yang baik

akan lebih cepet ditemukan, diamankan, dan
disebarluaskan. Berikut ini tujuan lain dari pengelolaan

dokumen:

1. Mencegah kehilangan dokumen
Dokumen yang belum dikelola dengan baik

berpotensi besar untuk hilang selamanya. Selain itu,
dokumen yang belum diarsipkan akan menjadi sangat

sulit untuk ditemukan khususnya apabila dokumen itu
sangat dibutuhkan. Dokumen yang dikelola dengan

sistem yang baik akan menjadi sarana pencegahan
kehilangan dan juga memungkinkan pengambilan

kembali dokumen dengan cepat.
2. Persyaratan Hukum

Pengelolaan dokumen juga penting untuk alasan
hukum. Banyak perusahaan yang tidak sengaja

membuang dokumen yang seharusnya disimpan
dengan baik. Sistem pengelolaan dokumen yang baik

akan memastikan jadwal retensi dengan baik pula.
3. Meningkatkan Keamanan

Perusahaan yang memiliki sistem pengelolaan
dokumen yang baik dengan sendirinya memastikan

keamanan informasi yang berada dibawah
penguasaannya. Di situasi dimana serangan digital

dan pelanggaran data semakin massif, maka
perusahaan juga wajib memastikan dirinya memiliki
sistem pengelolaan dokumen yang baik. Dengan

pengelolaan dokumen yang baik, perusahaan dapat

melacak informasi dan meningkatkan perlindungan
dari pihak ketiga yang tidak berwenang.
9