Page 80 - Pengelolaan Rapat

MATERI

Rangkuman
Apers

1. Notula adalah ringkasan tentang jalannya rapat dan poin-poin yang dibahas dalam
keputusan. Risalah adalah catatan rapat mengenai hasil keputusan rapat dan
tindakan selanjutnya yang perlu dilaksanakan. Seorang yang bertugas mencatat

notula maupun risalah dalam rapat ini disebut notulis. Tujuan penulisan notula dan
risalah adalah sebagai acuan untuk rapat-rapat selanjutnya. Notula rapat dan
risalah adalah referensi informasi atau data yang nyata karena ditulis dengan teliti,
singkat dan jelas.

2. Sistematika notula dibagi menjadi empat yaitu: kepala notula, isi notula dan akhir
notula, dan penandatanganan. Kepala notula merupakan bagian awal dari

penyusunan notula. Isi notula mencakup keseluruhan pembahasan dalam rapat.
Akhir notula merupakan bentuk pertanggungjawaban penulisan dan persetujuan
dari notula. Penandatanganan merupakan kumpulan tanda tangan pejabat yang
bertanggungjawab dalam rapat.

3. Selama berlangsungnya rapat, tugas notulis atau sekretaris adalah mencatat
pembahasan rapat secara manual. Setelah rapat berakhir, sekretaris menggunakan
laptop/komputer untuk menghasilkan notula dan risalah rapat . Untuk risalah rapat

akan dicetak menggunakan mesin pengganda misalnya: mesin fotokopi, mesin
stensil, atau mesin risograph dan disebarkan kepada pihak yang berkepentingan

4. Hasil dari pertemuan rapat atau risalah rapat dapat didistribusikan dalam dua cara:
Intern: hasil didistribusikan langsung kepada pihak-pihak yang berkepentingan
dengan dokumen yang dikirimkan sebagai bukti bahwa pihak-pihak yang
berkepentingan telah menerimanya

Ekstern: hasil didistribusikan dengan alat bantu. Alat bantu berikut termasuk:

faksimil, email dan jasa kirim.

68
E-MODUL PENGELOLAAN RAPAT