Page 109 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran
P. 109
4. Gunakan kata pengantar
Pada praktiknya, memperkenalkan diri dan bercerita mengenai latar belakang pengiriman
adalah hal utama sebelum mengirimkan email bisnis.
Contohnya, “Nona Aurelie yang terhormat: nama saya Sasha Baron, Head of Marketing dari
Tulip Corporation, ingin mengajak Anda untuk mencoba kemungkinan bisnis di bidang …”.
Pola ini telah dipraktikkan oleh pelaku bisnis di negara-negara maju seperti Amerika
Serikat dan China. Tanpa melupakan budaya negara-negara maju yang tak berbicara basa-
basi, membuka email bisnis dengan cara di atas bisa digunakan. Dengan cara ini pula, relasi
perusahaan akan tahu dengan siapa ia akan berbicara atau berhubungan.
5. Susun bagian email dengan jelas
Pada dasarnya, email dan surat bisnis biasanya berisi tiga bagian, yaitu kalimat pembuka,
isi, serta kalimat penutup. Agar mudah dibaca oleh penerima, sebaiknya susun bagian
email dengan jelas berdasarkan tiga bagian tersebut. Misalnya, pada paragraf pertama
menegaskan untuk menulis kalimat pembuka yang berisi perkenalan diri serta maksud dan
tujuan mengirim email.
Lalu, paragraf selanjutnya berisi isi atau pokok pembahasan yang ingin disampaikan dalam
email. Di paragraf terakhir, tuliskan ucapan terima kasih karena telah meluangkan
waktunya untuk membaca email tersebut. Kemudian, sertakan juga kontak yang bisa
dihubungi untuk follow up mengenai email mu.
6. Berikan salam penutup dan cantumkan tanda tangan elektronik
Tanda tangan yang dimaksud di sini bukanlah yang biasanya kamu gunakan untuk
dokumen pribadi.Melainkan signature elektronik yang akan muncul di akhir e-mail ketika
kamu mengirim surat.
Signature ini umumnya berisi nama dan data pribadi seperti alamat kantor, e-mail, atau
nomor telepon. Agar memudahkan, Anda bisa mengatur agar signature muncul secara
otomatis di pengaturan surat elektronik. Hal ini penting agar penerima surat tahu harus
menghubungi ke mana untuk merespon suratmu.
7. Hindari Menggunakan Tanda Perintah (!) secara Berlebihan
Tanda perintah (!) itu memiliki indikasi yang bermacam-macam. Bukan hanya untuk
mengekspresikan kemarahan, namun juga dapat mengekspresikan kegembiraan. Misalnya,
“Ya ampun! Hahaha!!!”. Akan tetapi dalam bisnis atau dunia profesional, penggunaan tanda
seru atau tanda perintah (!) secara berlebihan tidak diterjemahkan dengan baik dalam
komunikasi bisnis, terutama melalui email. Hindari penggunaan tanda baca tersebut,
kecuali kita benar-benar mengenal penerima email dengan sangat baik.
8. Informasikan pada isi pesan ketika terdapat dokumen lampiran
Apabila ada mengirim attachment atau lampiran, informasikan hal tersebut dalam isi email.
Misalnya, "Melalui email ini, kami juga melampirkan file ... dan ...
Teori dan Praktik Perkantoran 103
