Page 70 - Buku Teori dan Praktik_Perkantoran

B. Tata Naskah Surat Bahasa Inggris

1. Part of a Business Letter (Bagian-Bagian Surat)

a. Letter Head
Letter head merupakan kepala surat yang menunjukkan identitas perusahaan atau
organisasi. Adapun isi dari letter head ini diantaranya adalah:
Name of the company
Address of the company
Telephone and fax number
Kind of business activity
Address Branch office
Banker
Logo of he company

b. Reference line / number initial
Dalam surat berbahasa Inggris biasanya terdapat reference line yang berisi huruf depan
nama penanggung jawab yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis miring
atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan menambahkan kode atau
nomor tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. Reference diletakkan dibagian atas surat
diatas date.
Contoh:
Ref : WS/LS/C5
WS : Inisial penandatangan surat (William Smith)
LS : Inisial pengetik surat ( Linda Smith)
C5 : Menunjukkan filling system
Your Ref : LH/DC/2D Reference (surat masuk)
Our Ref : RM/AM/21A Reference (surat keluar)

c. The date of the letter
The date of the letter merupakan tanggal surat. Untuk penulisan tanggal dalam bahasa
inggris terdapat dua jenis, yakni british style dan american style. Namun yang sering
dijumpai yang menggunakan british style yang sama dengan penulisan tanggal surat bahasa
Indonesia yang dimulai dari tanggal, bulan, dan tahun.
British style : 12th January, 2022
American style : January 12th, 2022

Teori dan Praktik Perkantoran 64