Page 39 - E-Module Kearsipan 3.7

Prosedur Penyimpanan Sistem Subjek

Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk
menyimpan surat atau dokumen dengan sistem
subjek/masalah/perihal :
 Membaca dan memastikan surat sudah bisa
disimpan.
 Mengindeks, yaitu arsiparis mengindeks
nama penerima atau pengirim surat dan
mengisi kartu indeks sesuai dengan
informasi yang ada salam surat.
 Memberi kode, yaitu menentukan kode pada
kartu indeks sesuai daftar klasifikasi yang
dimiliki perusahaan. Kode juga dapat
ditambahkan pada pojok kanan atas surat.
 Menyortir, yaitu arsiparis mengelompokkan
surat sesuai dengan kode yang dimiliki surat
masing-masing.
 Menyimpan, yaitu arsiparis menyimpan atau
meletakkan surat pada tempat penyimpanan
yang sesuai dengan hasil kode surat.

31