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DIRECCIÓN DE LA SECRETARIA GENERAL FAE

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NOMBRE DEL
SECRETARIA GENERAL FAE
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INTRODUCCIÓN

La Gestión Documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas
orientadas a la planificación, producción, recepción, manejo, distribución,
organización, consulta, recuperación y disposición final de los documentos, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación, utilizando instrumentos de
gestión como las tablas de retención y valoración documental.

El proceso de gestión documental, se remonta a la llegada de la escritura hace
5000 años a.C., con los sumerios y sus tablillas con caracteres cuneiformes las
cuales eran guardados en los templos y se denominaron Archives, en estas
tablas se transcribían las leyes oficiales, de decisiones judiciales y contratos
entre personas. El establecimiento de la primera biblioteca se atribuye a
Ramsés II de Egipto (r 1304-1237), como los egipcios utilizaban el papiro y sus
escritos en su mayoría eran administrativos y litúrgicos, es a partir de esa fecha
aproximada que se empieza a diferenciar la biblioteca del archivo como sitio de
guarda de documentos que representan la historia administrativa de un pueblo.

Los archivos, como testimonio del sector público administrativo, alcanzaron un
alto nivel de perfeccionamiento bajo los griegos y los romanos. Al decaer los
imperios la iglesia retomo estas actividades, las mismas que se extendió hacia
el norte de Italia. Durante la revolución francesa surgió el concepto de archivo
como un depósito central nacional de registros del presente y pasado del
gobierno y como una fuente de información como acceso al pueblo. A partir de
eso, los archivos de otras naciones abrieron las puertas al público. Mientras
más se acercaba el siglo XX, se prestó atención a los archivos particulares,
cuya función comprendida no sólo el historial del establecimiento particular,
sino la estructura probatoria de la manera como se llevaba a cabo el trabajo

En Estados Unidos sólo hasta 1926, se legisló sobre un Archivo Nacional, que
en 1950 acumuló 680.00 m3 y para ello se había establecido criterios para
depurar o conservar temporal o permanentemente, dando inicio al término de
retención y por supuesto a la gestión documental en América. Los documentos
más importantes eran trasladados a los Archivos Nacionales y a su llegada son
fumigados, limpiados y guardados en espacios controlados y adecuados.

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue de dominio
exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas
manuales básicas eran los libros de registro, carpetas, archivadores, cajas y
estanterías en dónde se guardan los documentos de papel (y más tarde los
audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros
o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas
de recuperación de información mediante sistemas de codificación y

E2 La Exposición S4-71 y Vela
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