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DIRECCIÓN DE LA SECRETARIA GENERAL FAE

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clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos,
que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de
sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la
actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la
gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información son los
expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de
soporte papel o electrónico.

El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir
de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la
Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library,
que en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC (Machine
Readable Cataloguing) o catalogación legible por máquina, para sus bases de
datos. Unos años más tarde el uso de las tecnologías de información y
comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el uso
generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y
otras aplicaciones ofimáticas.

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión
documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y
sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la
documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en
formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso
de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos
de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos,
bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas
sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

En el Ecuador se ha procedido a expedir la regla TÉCNICA NACIONAL PARA
LA ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS, y
que estos puedan servir como estatuto para la legislación sobre gestión
documental; de igual manera, la Función Ejecutiva a través de sus organismos,
ha establecido como política pública, instituir normativas para la Gestión
Documental, en el ámbito que compete a la administración, selección,
valoración y expurgo de los documentos que generan sus entidades, a través
de una adecuada clasificación y categorización documental, a fin de mejorar
sus procesos administrativos e incorporar condiciones para su validez con
mérito probatorio de los documentos que forman parte del archivo institucional.

La Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública
(LOTAIP), en el Art. 1 y su reglamento, garantizan el ejercicio del derecho
fundamental de las personas a la información conforme a las garantías
consagradas en la Constitución de la República y en su Art. 10 dispone que es
responsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de derecho

E2 La Exposición S4-71 y Vela
Telf.: 2583-032 * www.fuerzaaereaecuatoriana.mil.ec
Quito – Ecuador